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リファレンスチェックとは、勤務状況や人柄について前職に問い合わせることで、外資系企業の中途採用の過程でよく実施されます。外資系企業への転職を目指す際は、リファレンスチェックの準備を整えておくことで、リファレンスチェックが実施される際も焦らず対応できるはずです。
この記事では、リファレンスチェックの概要から、具体的な質問内容、重要なポイントまで解説します。ぜひ参考にしてください。
外資系企業へ転職をお考えの方へ！リファレンスチェックの対応方法までサポートいたします
外資系企業への転職ではリファレンスチェックが行われることが多くあります。外資系企業や日系グローバル企業に強みのあるエンワールドなら、リファレンスチェック対策も万全です。あなたの外資系企業への転職を徹底的にサポートいたします。
リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、中途採用を行う過程で、採用予定者や内定候補者の前職での勤務状況や、人物像などについて関係者に問い合わせることです。主に電話で行うケースが多いようですが、書面や面談を用いるケースもあります。また実際のチェックは、企業が直接行う場合と外部に委託して行う場合があります。
リファレンスとは「reference」と表記し、直訳すると「参照」という意味です。リファレンスチェックは、チェックを受ける応募者について、第三者の話を参照する手続きのことで、経歴照会や推薦とも呼ばれます。
外資系企業では一般的に行われており、日本企業でも幹部採用などを中心に、実施する企業が増えつつあるといわれています。
リファレンスチェックは、基本的には応募者に無断で行うものではなく、同意を得たうえで実施されます。その際、鍵となるのはリファレンス先として誰に依頼するかです。なぜなら、応募者の仕事ぶりについて詳しい人でなければ意味がないからです。
リファレンスチェックを行うタイミングとしては、書類選考段階から内定後と企業によって幅があります。しかし、多くは内定を出す直前の最終チェックとして実施される傾向にあります。
リファレンスチェックとは？質問内容やメリット、やり方など、気になるポイントを解説！（エン・ジャパン リファレンスチェックサービス「ASHIATO」より）
前職調査（バックグランドチェック）との違い
前職調査（バックグラウンドチェック）とは、職歴・経歴に詐称がないか、コンプライアンス上のリスクがないかを事前に調査することです。企業によってはリファレンスチェックと呼び、実施しているケースもあります。
前職調査は、リファレンスチェックとは異なり、専門会社に依頼し、客観的な評価を得るのが一般的です。履歴書や職務経歴書の記載内容と相違ないか調査するためには、企業としては前職調査を内密に実施したいところですが、応募者に告知せず実施すると個人情報保護法に抵触する恐れがあります。
実施タイミング
【リファレンスチェックを実施しているタイミング】
出典：中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査｜エンワールド・ジャパン
リファレンスチェックの実施タイミングは、企業によって異なります。
外資系企業の場合「最終面接の後」に実施するケースが65％と高い割合になっています。この場合、最終面接にリファレンスチェックが反映される可能性は少なく、あくまで、応募者の申告内容と事実に相違がないかを確認するために実施する目的が大きいでしょう。
なかには、オファーレター（採用通知書）を送ったあとに実施する企業もあります。
最終面接後やオファーレターの送付前後のタイミングは、内定の可能性が高いタイミングです。このタイミングだと、応募者は現在の会社や上司に転職活動を明かし、リファレンスチェックを依頼しやすくなるメリットがあります。また、応募者がリファレンスチェックを断りにくいタイミングでもあるため、転職先にとっても採用後のミスマッチを防ぎやすいメリットがあります。
外資系企業がリファレンスチェックを実施する割合
エンワールド・ジャパンが実施した「中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査」によると、以下の2点がわかっています。
- 外資系企業のリファレンスチェック実施率は58％
- リファレンスチェックの回答は採用判断に影響を与える
外資系企業のリファレンスチェック実施率は58％
【リファレンスチェックの実施率】
出典：中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査｜エンワールド・ジャパン
リファレンスチェックの実施率を見ると、外資系企業が58％、日系企業が23％となっています。日系企業と比較して、外資系企業のリファレンスチェック実施率は高いことがわかります。
つまり、外資系企業に転職する際は、リファレンスチェックの準備をしておいて損はないといえるでしょう。
リファレンスチェックの回答は採用判断に影響を与える
【リファレンスチェックの回答が採用判断に影響している割合】
出典：中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査｜エンワールド・ジャパン
中途採用でリファレンスチェックを実施していると回答した企業について、「採用の判断に大きく影響している」「採用の判断に少し影響している」と答えた企業の全体割合を合算すると、68％と高くなっています。外資系企業は62％、日本企業（日系企業）は81％となっており差はありますが、どちらも半数以上の高い割合を占めています。
このことからも、リファレンスチェックの回答は採用の判断に少なからず影響を与えると考えられます。そのため、現在務めている会社での評価を高める、あるいは結果を残せるよう取り組む必要があります。
また、履歴書や職務経歴書の内容と大きく相違があると、信用問題に発展するので、記載内容にも十分注意が必要です。
リファレンスチェックの目的
次に、企業がリファレンスチェックを行う4つの目的について解説します。
- 職歴・経歴詐称がないか確認する
- ミスマッチを防ぐ
- 書類・面接でわからない部分を確認する
- 信頼関係を構築する
職歴・経歴詐称がないか確認する
リファレンスチェックには、職歴・経歴詐称がないか確認する目的があります。前職調査（バックグラウンドチェック）を別で行うこともありますが、リファレンスチェックとあわせて実施する企業もあるのです。
リファレンスチェックで職歴・経歴詐称が判明すると、内定取消につながる恐れがあります。履歴書や職務経歴書を書く際は、当然ながら事実のみを書くよう気をつけなければなりません。
ミスマッチを防ぐ
リファレンスチェックによって、前職における応募者の人となりや職務遂行能力はどの程度あるかなどが確認できます。そのため、企業が求める人材とのミスマッチが防げるとされています。
書類・面接でわからない部分を確認する
応募者は、そのつもりはなくても自分に都合の悪いことなどを伝えきれないこともあります。
リファレンスチェックでは、書類や面接では書きにくいことや話しにくいこと、説明しきれないことを確認する目的もあります。
信頼関係を構築する
応募者の経歴が正しいと第三者の証言によって裏付けされることで、企業側は安心します。
応募者も申告内容にウソがないことを確認してもらえるため、信頼関係が構築しやすくなります。これもリファレンスチェックの大きな目的のひとつといえるでしょう。
リファレンスチェックの手法
リファレンスチェックの手法には、大きく以下の3つがあります。
- 電話
- 書面・メール
- 面談
リファレンスチェックを上司や同僚に依頼する際、事前に手法についても共有が必要です。3つの手法について、理解を深めておきましょう。
電話
転職先が現職の上司や同僚に電話でリファレンスチェックを行う手法です。
あらかじめ、どこから・いつ電話が来るのかを説明しておき、質問に対する回答内容を打ち合わせておくとよいでしょう。電話番号がわかっている場合は事前に共有しておくと、着信を受けるときに安心です。
書面・メール
転職先から現職の上司や同僚のもとへ書面・メールが届き、リファレンスチェックが行われるパターンもあります。
電話同様、質問に対する回答内容を打ち合わせておくとよいでしょう。連絡が来るタイミングがわかっている場合は、リマインドし、滞りなくやり取りできるよう配慮することが大切です。
面談
転職先の担当者と現職の上司や同僚が面談し、リファレンスチェックを実施する手法もあります。
最近では、ZoomやGoogle Meetなどを使ったオンライン形式が増えています。他の手法同様、スケジュールの確認と質問に対する回答内容の事前打ち合わせを行っておくとよいでしょう。
リファレンスチェック実施までの流れ
リファレンスチェック実施までの流れは、一般的に以下のようになっています。
- 応募者に対してリファレンスチェック実施の同意を得る
- リファレンス先を決定する
- リファレンスチェック先に依頼する
- リファレンスチェックを実施する
具体的なイメージが深まることで、リファレンスチェックの準備がしやすくなるはずです。参考にしてみてください。
応募者に対してリファレンスチェック実施の同意を得る
リファレンスチェックを実施する際は、個人情報保護法の観点から応募者の同意を得るのが一般的です。同意を得ることで、応募者と転職先の間で起こり得るトラブルを回避できます。
応募者は、リファレンスチェックの実施に同意しなくても構いません。ただし、内定しており隠したい事情がないのであれば、リファレンスチェックを受けた方が転職後、気持ちよく働けるでしょう。
リファレンス先を決定する
転職先がリファレンス先を決定する方法は、以下の2通りあります。
- 応募者がリファレンス先を紹介する
- 企業がリファレンス先を探す
応募者がリファレンス先を紹介する
応募者がリファレンス先を紹介するパターンでは、企業側からリファレンス先を紹介するように求められます。リファレンス先としてお願いする相手は、単に同じ企業で働いていた人物ではなく、仕事内容がわかる同僚や、評価をする立場にいる上司になります。
応募者が上級管理職だった場合には、上司といえば役員などになりますが、無理な場合は部下に頼む場合もあります。
応募者がリファレンス先を紹介したあとは、企業側がすべてのやり取りを行うため、応募者がリファレンスチェックそのものに関与することはありません。
そのため、リファレンス先を頼む相手には、十分な説明をして理解を得ておく必要があるでしょう。
企業がリファレンス先を探す
企業がリファレンス先を探すパターンでは、応募者は何もする必要がありません。企業側からリファレンスチェックを行う旨の説明を受けて、同意するだけです。
企業がリファレンス先を探す方法はさまざまです。もしも同業他社からの応募者であれば、業界のネットワークを使って比較的容易にリファレンス先を見つけられるでしょう。
また、調査会社を利用してリファレンス先を探す場合もあります。この場合、リファレンスチェックまで含めて委託することが多いようです。なかにはリファレンスチェックを中心に扱っている調査会社もあります。また、間に入っている転職エージェントに委託するケースもあります。
企業がリファレンス先を探す場合、応募者の前職の会社がリファレンスについて知識と理解があることが前提となります。理解が少ない場合、他人の情報を勝手に話すことに抵抗感があるとして、協力が得られにくいこともあるためです。
リファレンスチェック先に依頼する
リファレンス先が決まったら、依頼が行われます。企業とリファレンス先が直接、日程調整を行うケースが一般的です。依頼の際には、リファレンスチェックの手法や大まかな質問内容が共有されます。
リファレンスチェックを実施する
メールや書面でリファレンスチェックを実施する場合は、余裕をもって期日までに送付します。
電話やオンライン面談の場合は、15分程度で実施するケースがほとんどです。時間より少し前から待機し、遅れないよう準備します。
リファレンスチェック実施日までに、質問や回答内容について上司や同僚と打ち合わせておくと安心です。
リファレンスチェックの質問内容
リファレンスチェックでどのような質問がされるのか、よくある例をご紹介します。なお、在職中と離職後では質問内容が変わる場合があります。
- 勤務状況について
- 勤務態度やコミュニケーションについて
- 職務能力について
勤務状況について
まずは、勤務状況に関するものです。
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勤務態度やコミュニケーションについて
次は、勤務態度やコミュニケーション、人物に関するものです。
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職務能力について
最後は、職務能力に関するものです。
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応募者がリファレンスチェックを受ける際に押さえておきたいポイント
応募者としてリファレンスチェックを受ける際に注意したい、リファレンス先に関するポイントを解説します。
- 適切な人を選ぶ
- 丁寧に依頼をする
- 事前に打ち合わせをする
適切な人を選ぶ
リファレンスチェックは、自分を推薦してもらうチャンスでもあります。
そのため、人選は慎重に行うべきでしょう。一緒に仕事をした期間が長く、信頼できる同僚や関係が良好な直属の上司などが最適でしょう。
役員などの幹部に依頼することが可能であれば、確認する企業側からすると好印象となる場合があります。しかし仕事ぶりをよく知らない場合には、逆効果になることがあるので注意した方がよいでしょう。
丁寧に依頼をする
リファレンスチェックを依頼するときは、説明を怠らず丁寧にお願いしましょう。
貴重な時間を割いてもらうだけでなく、仕事の中身や自分の個人情報に関する事柄を話してもらうという大きな負担をかけてしまうからです。
感謝の気持ちも含めて、しっかりと説明することが重要です。適当な依頼をすると、よい話をしてもらえない可能性もあります。
事前に打ち合わせをする
依頼の仕方が丁寧であっても、リファレンスチェックで何を話すか、どこまで話すかなどがわからなければ、頼まれた方も戸惑ってしまいます。また、いきなり質問されても急には思い出せないこともあるでしょう。
そのため、応募している企業の情報も含めて、事前に打ち合わせをしておくとよいでしょう。
採用担当者がリファレンスチェックを実施する際に注意すべきポイント
採用担当者がリファレンスチェックを実施する際は、以下の2点に注意する必要があります。
- 個人情報保護法に抵触しないようにする
- 内定を取り消す際は慎重に判断する
個人情報保護法に抵触しないようにする
2015年の個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）の改正によって、応募者の個人情報の取り扱いにはより注意が必要になりました。第2条第3項に規定される「要配慮個人情報」には特に注意が必要です。
要配慮個人情報とは、主に以下の6項目の他、本人が差別や偏見といった不利益を生じないように特別に配慮が必要な個人情報を指します。
- 人種
- 信条
- 社会的身分
- 病歴
- 犯罪の経歴
- 犯罪により害を被った事実
法の第17条第2項に規定されている場合を除き、要配慮個人情報の取得には本人の同意が必要です。採用活動は除外に該当しないため、同意なく取得することはできません。そのため、リファレンスチェックを実施する際は、応募者の同意を得るようにしましょう。
内定を取り消す際は慎重に判断する
リファレンスチェックの結果、虚偽があった場合などは、内定の取り消しを検討することもあるでしょう。しかし、内定取り消しには注意が必要です。内定を出した時点で、労働契約が成立したとみなされるからです。この労働契約には解約権がついてはいますが、「事情によっては内定を取り消せる」だけに過ぎません。
内定取り消しを禁止する法律は今のところありません。内定取り消しを解雇と同等に扱うという主張もありますが、法整備はされていない現状では、解雇にはあたらないとの解釈が妥当です。
ただし、内定取り消しにあたっては、労働契約法第3条の「権利濫用」に該当する可能性があるため、慎重に判断しなければなりません。
つまり、リファレンスチェックに引っかかったからといって、どのような理由でも内定取り消しができるわけではありません。少なくとも、内定を取り消す「合理的な理由」となる重大な経歴詐称などの理由が必要となります。何が合理的で何が重大かについては、法律の専門家による個別の検討が必要になります。
リファレンスチェックについて気になる疑問
リファレンスチェックについて気になる疑問に、エンワールド・ジャパンが回答します。
- リファレンスチェックが原因で内定が取り消されることはある？
- 応募者に無断でリファレンスチェックが実施されることはある？
- リファレンスチェックで職場に転職活動がバレることはある？
リファレンスチェックが原因で内定が取り消されることはある？
リファレンスチェックで重大な経歴詐称が判明した場合は、内定が取り消される可能性があります。転職先に提出する履歴書や職務経歴書、その他書類の記載内容には十分な注意が必要です。
応募者に無断でリファレンスチェックが実施されることはある？
個人情報保護法に抵触する可能性があるため、無断で実施されることは基本的にありません。応募者の同意なく実施したり調査機関へ依頼したりすると、違法性が問われる場合があるため、企業側は注意が必要になります。
リファレンスチェックで職場に転職活動がバレることはある？
基本的には無断でリファレンスチェックを実施することがないため、自分が知らないところで転職活動がバレることはありません。
転職活動が職場にバレたくないため、職場にリファレンスチェックの協力を仰げない場合は、転職希望先の企業に正直に事情を説明しましょう。企業側は、リファレンスチェックの拒否による内定取り消しはできないため、リファレンスチェックに代わる方法が提示されることがあります。ただし可能な限りは受けた方が、信頼関係に傷をつけず転職を進められるでしょう。
まとめ
外資系企業への転職を目指すなら、リファレンスチェックは避けて通れない手続きといえます。
また、自分でリファレンス先を探す場合は、依頼する上司や同僚に自分を後押ししてもらえるように働きかけることが大切です。会社側がリファレンス先を探す場合であっても、ネガティブな話をされないように、離職するまで仕事にしっかりと取り組み、人間関係には細心の注意を払いましょう。
外資系企業への転職は、徹底した情報収集が不可欠です。外資系企業や日系グローバル企業の転職活動をサポートしているエンワールド・ジャパンなら、リファレンスチェック対策についてもサポートが可能です。無料面談も実施しておりますので、ぜひ一度お気軽にご応募ください。
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