2019.03.22
外資系企業の中途採用では、「リファレンスチェック」がよく行われます。しかしながら、リファレンスチェックという単語にピンとこない方や、聞いたことはあっても詳しくは知らない方もいるのではないでしょうか。
この記事では、リファレンスチェックの概要から、具体的な質問内容、リファレンス先の選び方、重要なポイントまで解説します。ぜひ参考にしてください。
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リファレンスチェックとは？
「リファレンスチェック」とは、中途採用を行う過程で、採用予定者や内定候補者の前職での勤務状況や、人物像などについて関係者に問い合わせることです。主に電話で行うケースが多いようですが、書面や面接を用いるケースもあります。実際のチェックは、企業が直接行う場合と外部に委託して行う場合があります。
リファレンスとは「reference」と表記し、直訳すると「参照」という意味です。リファレンスチェックは、チェックを受ける求職者について、第三者の話を参照する手続きのことで、経歴照会や推薦とも呼ばれます。
外資系企業では一般的に行われており、日本企業でも幹部採用などの場合を中心に、採用する企業が増えつつあるといわれています。
リファレンスチェックは、基本的には求職者に無断で行うものではなく、求職者の了解を得たうえで実施されます。その際、鍵となるのはリファレンス先として誰に依頼するかです。なぜなら、求職者の仕事ぶりについて詳しい人でなければ意味がないからです。
リファレンスチェックを行うタイミングとしては、書類選考段階から内定後と企業によって幅があります。しかし、多くは内定を出す直前の最終チェックとして実施される傾向にあります。
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リファレンスチェックのパターン
リファレンスチェックには、求職者自身がリファレンス先を紹介するパターンと、採用する企業側がリファレンス先を探すパターンがあります。
ここでは、2つのパターンの違いについて解説します。
求職者がリファレンス先を紹介する
求職者がリファレンス先を紹介するパターンでは、企業側からリファレンス先を出すように求められます。リファレンス先としてお願いする相手は、単に同じ企業で働いていた人物というだけでなく、仕事内容がわかる同僚や、評価をする立場にいた上司になります。
求職者が上級管理職だった場合には、上司といえば役員などになりますが、無理な場合は部下に頼む場合もあります。
求職者がリファレンス先を紹介したあとは、企業側がすべてのやり取りを行うため、求職者がリファレンスチェックそのものに関与することはありません。
そのため、リファレンス先を頼む相手には、十分な説明をして理解を得ておく必要があるでしょう。
企業がリファレンス先を探す
企業がリファレンス先を探すパターンでは、求職者は何もする必要がありません。企業側からリファレンスチェックを行う旨の説明を受けて、承諾するだけです。
企業がリファレンス先を探す方法はさまざまです。もしも同業他社からの求職者であれば、業界のネットワークを使って比較的容易にリファレンス先を見つけられるでしょう。
また、調査会社を利用してリファレンス先を探す場合もあります。この場合、リファレンスチェックまで含めて委託することが多いようです。なかにはリファレンスチェックを中心に扱っている調査会社もあります。また、間に入っている転職エージェントに委託するケースもあります。
企業がリファレンス先を探す場合、求職者の前職の会社がリファレンスについて知識と理解があることが前提となります。理解が少ない場合、他人の情報を勝手に話すことに抵抗感があるとして、協力が得られにくいこともあるからです。
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リファレンスチェックの目的
次に、企業がリファレンスチェックを行う主な目的について解説します。
ミスマッチを防ぐ
リファレンスチェックによって、前職における求職者の人となりや職務遂行能力はどの程度あるかなどが確認できます。そのため、企業が求める人材とのミスマッチが防げるとされています。
書類・面接でわからない部分を確認する
求職者は、そのつもりはなくても自分に都合の悪いことなどを伝えきれないこともあります。
リファレンスチェックでは、書類や面接では書きにくいことや話しにくいこと、説明しきれないことを確認する目的もあります。
信頼関係を構築する
求職者の経歴が正しいと第三者の証言によって裏付けされることで、企業側は安心します。
求職者も申告内容にウソがないことを確認してもらえるため、信頼関係が構築しやすくなります。これもリファレンスチェックの大きな目的のひとつといえるでしょう。
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リファレンスチェックの質問内容
リファレンスチェックでどのような質問がされるのか、よくある例をご紹介します。
なお、在職中と離職後では質問内容が変わってくる場合があります。
まずは勤務状況に関するものです。
- 求職者の勤務期間はいつからいつまででしたか？
- 役職や職務内容はこれで間違いありませんか？
- 以前にどこかで勤務していたという話は聞いていませんか？
次は、勤務態度やコミュニケーション、人物に関するものです。
- 周囲とのコミュニケーションは良好でしたか？
- 行動の意図がつかめないことはありましたか？
- 上司や部下との折り合いが悪いと思うことはなかったですか？
- 遅刻や欠勤は多くなかったですか？
- 求職者とはどのような関係ですか？
- 求職者は、ひと言でいえばどのような人物ですか？
最後は、職務能力に関するものです。
- 主な実績にはどのようなものがありますか？
- 問題やトラブルが生じたときの対応はどうでしたか？
- 仕事のやり方に無駄があると思ったことはなかったですか？
- 同じプロジェクトのメンバーとして今後も働いてもよいと思いますか？
- リーダーシップを感じる人物でしたか？
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求職者からみたリファレンスチェックのポイント
求職者としてリファレンスチェックを受ける際に注意したい、リファレンス先に関するポイントを解説します。
適切な人を選ぶ
リファレンスチェックは、自分を推薦してもらうチャンスでもあります。
そのため、人選は慎重に行うべきでしょう。一緒に仕事をした期間が長く、信頼できる同僚や関係が良好な直属の上司などが最適でしょう。
役員などの幹部に依頼することが可能であれば、確認する企業側からすると好印象となる場合があります。しかし仕事ぶりをよく知らない場合には、逆効果になることがあるので注意した方がよいでしょう。
丁寧に依頼をする
リファレンスチェックを依頼するときは、説明を怠らず丁寧にお願いしましょう。
貴重な時間を割いてもらうだけでなく、仕事の中身や自分の個人情報に関する事柄を話してもらうという大きな負担をかけてしまうからです。
感謝の気持ちも含めて、しっかりと説明することが重要です。適当な依頼をすると、よい話をしてもらえない可能性もあります。
事前に打ち合わせをする
依頼の仕方が丁寧であっても、リファレンスチェックで何を話すか、どこまで話すかなどがわからなければ、頼まれた方も戸惑ってしまいます。また、いきなり質問されても急には思い出せないこともあるでしょう。
そのため応募している企業の情報も含めて、事前に打ち合わせをしておくとよいでしょう。
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採用担当者からみたリファレンスチェックのポイント
続いて、採用担当者の側からみた場合に重要となる、リファレンスチェックのポイントについて解説します。
個人情報保護法に抵触しないようにする
2015年の「個人情報の保護に関する法律」の改正によって、求職者の個人情報の取り扱いにはより注意が必要になりました。第2条第3項に規定される「要配慮個人情報」にはとくに注意が必要です。
要配慮個人情報とは、主に以下の6項目の他、本人が差別や偏見といった不利益を生じないように特別に配慮が必要な個人情報をいいます。
- 人種
- 信条
- 社会的身分
- 病歴
- 犯罪の経歴
- 犯罪により害を被った事実
法の第17条第2項に規定されている場合を除き、要配慮個人情報の取得には本人の同意が必要です。採用活動は除外に該当しないため、同意なく取得することはできません。
内定取り消しには注意が必要
リファレンスチェックの結果、虚偽があった場合などは、内定の取り消しを検討することもあるでしょう。しかし、内定取り消しには注意が必要です。内定を出した時点で、労働契約が成立したとみなされるからです。この労働契約には解約権がついてはいますが、「事情によっては内定を取り消せる」だけに過ぎません。
つまり、リファレンスチェックに引っかかったからといって、どのような理由でも内定取り消しができるわけではないのです。少なくとも、内定を取り消す「合理的な理由」があるといえるだけの重大な経歴詐称などの理由が必要となります。何が合理的で何が重大かについては、法律の専門家による個別の検討が必要です。
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まとめ
外資系企業への転職を目指すなら、リファレンスチェックは避けて通れない手続きと言えるでしょう。
また、自分でリファレンス先を探す場合は、頼む相手に自分を後押ししてもらえるように働きかけましょう。会社側がリファレンス先を探す場合であっても、ネガティブな話をされないように、離職するまで仕事にはしっかり取り組み、人間関係には細心の注意を払いましょう。
採用する側であれば、リファレンスチェックは内定前なら採否の判定資料として使い、内定後は採用後の円滑な仕事のための参考資料にしましょう。
外資系企業への転職は、徹底した情報収集が不可欠です。グローバルな舞台で転職活動をサポートしているエンワールドなら、リファレンスチェック対策についても安心して依頼できます。無料面談も実施しておりますので、ぜひ一度お気軽にご応募ください。
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