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円満に退職することは、社会人としてのマナーといえるのではないでしょうか。周囲に迷惑をかけることなく退職してこそ、新天地でも活躍できるでしょう。
ここでは、退職時に必要になる退職願や退職届について、提出の仕方や書き方のポイントなどを紹介します。正しい知識を身につけて、スムーズな退職を実現してください。
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退職願・退職届・辞表の違い
はじめに、退職願と退職届、辞表の違いについて把握しておきましょう。
退職願
これは文字通り、退職を願い出るための書類で、「退職したい」という意思を表明するためのものです。そのため、退職願を提出しただけでは退職が決定したとはいえないということを認識しておきましょう。
退職届
退職届は退職願いの提出など退職の意思表示を経て、退職が確定した後に提出する書類です。
一般的には会社と退職希望者の合意があってから提出しますが、民法第627条において、労働者は会社の承認がなくても退職の意思表示から一定期間が経過すると退職ができると認められています。
そのため、原則としては会社の承認がなくても退職届さえ提出すれば退職できることになりますが、通常は退職の意思を伝え、承認を得てから退職日など上司と相談した上で提出します。
辞表
辞表は、雇用されている会社員は通常使用しません。辞表は雇用関係にない立場の人物、企業の場合は取締役や社長などの経営陣や役員、また公務員が職を辞する際に使用します。
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退職願・退職届は絶対に必要？
先にも述べた通り、実は法律上では退職願や退職届の提出は義務づけられていません。退職の意思表示さえすれば一定期間経過後に退職（労働契約の解除）ができると規定されているため、法律の観点からすると絶対に必要な書類というわけではないのです。
特に退職願においては提出を求めない企業も多く、上司への口頭での退職の意思表示でもよい場合が多く見られます。
一方で、退職届に関しては提出するのが一般的です。ほとんどの企業が就業規則において退職届の提出を規定しているので、特別な事情がなく円満に退社したいのであれば就業規則にしたがったほうがよいでしょう。
なお、口頭での意思表示は録音や録画をしていない限り、第三者が確認できません。そのため当事者の認識の相違や記憶違いなどが発生することも考えられます。認識の相違などの発生を防ぐため、書面に残して提出しておくようにしましょう。
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退職願・退職届を提出する前にしておくべきこと
退職すると決意したら、いきなり退職願や退職届を提出するのではなく、手順にしたがって準備を進めていきましょう。
退職までのスケジュールを設定する
退職を決意したら、まずは退職までのスケジュールを設定しましょう。特に、内定を得てから転職する場合はこのスケジュール調整が重要になります。
転職先への入社時期は、よく転職先企業と話し合って決めてください。引継ぎに要する時間などを考慮して、現実的な時期を提案します。「できるだけ早く来てほしい」などといわれるケースもありますが、現在の職場で十分な引き継ぎができる程度の余裕をもった時期を伝えましょう。
周囲に迷惑をかけないように、引継ぎなどをきちんと済ませて退職するには、一般的に1ヶ月程度は必要だとされています。
内定が出てから退職する場合は、引継ぎに要する期間、プロジェクトに区切りがつく時期などを内定先に伝え、入社時期を相談するようにしましょう。
就業規則を確認する
次に、就業規則を確認します。多くの企業では、退職願や退職届の扱いをはじめとした退職に関する規定が就業規則に設けられています。
退職の意思表示の時期や、退職届の提出時期などが定められていることが多いので、特別な事情がない限りは就業規則で定められている期日を守るようにしましょう。「退職の意思は2ヶ月前までに申し出ること」と規定されているのに1ヶ月前に意思表示すると、就業規則を理由に受理されない可能性もあります。
直属の上司に退職の意思を伝える
退職することを決めたら、できるだけ早い段階で直属の上司に口頭で退職の意思を伝えます。上司に時間を確保してもらい、周囲に人がいない場所で明確に退職の意思を告げてください。
場合によっては慰留されることもあるので、その時にどう対応するのかもあらかじめ考えておくことが大切です。また、退職時期については希望を伝えるのは良いのですが、後任の人材の手配や人材の配置転換などの都合もあります。
一方的に退職希望日を告げてそれを押しとおすのではなく、上司とよく話し合って具体的な退職日を決めるようにしましょう。
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退職願・退職届の書き方
以前は、退職願や退職届は手書きで用意するのが一般的でしたが、現在は手書き、パソコンの両方が用いられています。また、企業指定のフォーマットが用意されている場合もありますので、就業先の規定を確認しましょう。
なお、パソコンで作成した場合でも「日付」「署名」の2点は手書きで行います。
いずれも書き出しは「私儀」もしくは「私事」とし、自己都合で退職する場合は、退職理由は「一身上の都合」とします。
退職届は退職を願い出る旨、退職届の場合は退職することを伝える文面にします。
- 例文：退職願い
「この度、一身上の都合により勝手ながら令和〇年〇月〇日にて退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」
- 例文：退職届
「この度、一身上の都合により勝手ながら令和〇年〇月〇日をもって退職いたします」
本文の後に提出する日付と所属部署、氏名を記載して捺印します。宛先は代表取締役など、最高執行責任者の役職と氏名、敬称（殿もしくは様）を記載してください。最高執行責任者の氏名は、自分の氏名よりも上に記載するようにします。
日付は元号でも西暦でもどちらでもかまいませんが、文書内でどちらかに統一しましょう。
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会社都合で退職する場合の退職願・退職届について
会社都合で退職する場合、原則として退職願は必要ありません。「退職願」は労働者が退職を願い出るためのものであって、会社都合で退職する場合は労働者が希望しての退職ではないためです。
退職届については、事務手続き上必要なものとして会社都合の退職であっても求められるケースもあるため、必ず必要かどうか就業規則で確認するようにしてください。
なお、会社都合で退職する場合は、退職届に「一身上の都合」と記載しないようにしましょう。なぜなら、「一身上の都合」と記載してしまうと、自己都合として処理されてしまい、失業保険の支給期間や金額に影響する可能性があるからです。
会社都合の場合は、「事業部門縮小のため」「早期退職のため」「事業所閉鎖のため」など、退職届にその理由を記載してください。
- 例文
「この度、人員整理による早期退職のため令和〇年〇月〇日を持って退職いたします」
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直属の上司が退職願・退職届を受け取らない場合は？
退職の意思を最初に告げるのは、直属の上司であるのは先にも述べたとおりです。しかし、場合によっては直属の上司が退職交渉を拒否する、または退職願・退職届を受け取らないこともあるようです。
そうした場合は、直属の上司のひとつ上の上司に当たる方に相談してみましょう。または、人事部に状況を丁寧に説明し、最善な方法を共に考えるのも一案です。
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退職願・退職届の取り下げ・撤回は可能か
退職届や退職願は自身で退職を決意した上で、勤務先に退職を願い出るための書類です。
そのため、提出後に撤回や取り下げをすることがないよう、計画的に進めましょう。
退職に悩んでいる段階であれば、退職届や退職願を作成する前に、上司や信頼できる先輩に相談し、客観的な視点からアドバイスをもらうのもよいでしょう。
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退職届提出後に行いたいこと
1. 業務引き継ぎのスケジュールを立てる
退職届を提出したら、退職日から逆算して業務引き継ぎのスケジュールを立てましょう。
業務によっては後任者を立てて引き継がなければならないものもあります。そのため、余裕を持ったスケジュールを立てることが大切です。
これまでの経緯やこれからの予定などを引き継ぎ資料にまとめると、後任者も案件全体、これまでの流れを細かく把握することができるでしょう。また、引き継ぎの際は後任者同行で取引先へ挨拶へ出向くなど状況に応じて対応しましょう。
2. 退職に伴う手続きの確認・書類提出
退職に伴う手続きを確認し、必要な書類を受け取ったり、提出したりします。年金や健康保険、税金などの扱いは転職後間を置かずに転職先で働き始めるのか、それとも間が空くのかで異なるため、自身がどのケースに当てはまるのかをよく確認しておきましょう。
また、退職日には会社から貸与されていたものを返却することになりますので、ロッカーやデスクなどはきれいに掃除しておきましょう。社員証やIDカード、社章、名刺、名札、健康保険証などもすべて返却します。名刺は自分のものだけでなく、業務で受け取ったものは会社に引き渡してください。
3. 取引先などへの挨拶
お世話になった方への挨拶も大切です。タイミングを見て対面やメールなどで挨拶をするようにしましょう。
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まとめ
転職が決まり、心機一転新しい職場で活躍するには、前職を気持ちよく退職することも大切です。
そのため、マナーを守って円満に退職できるか不安に感じる方もいるのではないでしょうか。また、入社時期や退職時期のすり合わせに悩むこともあるかもしれません。そういった場合は転職エージェントに相談してみるのもおすすめです。
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