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転職が決まったらスムーズに退職へ向けて動き出す必要がありますが、円満に退職するのは社会人としてマナーであり、退職時の振る舞いはその後の人脈にも影響する可能性があります。
ここでは、退職にあたってのスケジュールや必要な手続きなどをまとめました。退職の流れを把握して、円満な退職を目指しましょう。
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退職までの流れをスムーズにするには、初めのスケジュール作りが大切
できるだけ円満にスムーズに、周囲に迷惑をかけないように退職することは、社会人としてのマナーのひとつだといえます。また、円満に退職して良い関係性を築いておけば、その後もその会社で築いた人脈が活かせる可能性もあるでしょう。
一方で、それまで良好な関係を築いていても、退職の際に周囲への配慮が足りないとその関係性が悪化してしまうこともあるでしょう。
退職までの流れをスムーズにするためには、退職を伝える前にしっかりとスケジュールを組んでおくことが大切です。退職するにはどのような手続きが必要で、それはどこで行い、どの程度の時間がかかるのか、必要な書類は何かなど、しっかりと調べておきましょう。
また、退職に関する手続きの流れを確認すると同時に、転職するタイミングそのものをよく考える必要もあるでしょう。繁忙期は避ける、プロジェクトの区切りがつくまで待つなどの周囲への配慮を意識しましょう。
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退職するまでの大まかな流れ・スケジュール
ここでは、退職するまでの大まかな流れを紹介します。退職の流れを把握し、計画的に退職へ向けて動き出すようにしましょう。
退職2～3ヶ月前
退職するにあたって、一番初めにすることになるのが退職の意思表示です。これが退職に関する一連の流れの起点となるため、適切な時期を見定めるようにしましょう。
法律上、退職の意思を伝えるのは退職日の2週間前でよいことになっていますが、一般的には2～3ヶ月前には意思表示をしておいた方がよいでしょう。なぜなら、引継ぎや後任の手配などを考えるとその程度の期間が必要となるからです。
就業規則に退職時期に関しての定めがある場合は、それに従いましょう。
また、退職の意思は直属の上司に最初に伝えるのが適切です。直属の上司よりもさらに上の立場にある方や経営者、人事部などに、直属の上司より先に直接伝えないようにしましょう。また、上司に意思表示する前に同僚などに「退職する」ことを伝え、噂として上司の耳に入ってしまうことのないようにしましょう。
退職1ヶ月前
退職の意思を伝えたら、退職届を提出しましょう。退職の1ヶ月前、遅くても2週間前には提出してください。
また、直属の上司に退職の意思を示して了承を得ることができたら、速やかに業務の引継ぎを開始しましょう。引継ぎにおいてもきちんとスケジュールを立て、退職の1週間から3日目前までには完全に引継ぎを終えておくようにしましょう。
引継ぎ用の資料作成なども行っておくとよいでしょう。
退職1〜2週間前
自分が担当していた取引先などへの挨拶回りを始めましょう。なお、挨拶回りに関しては上司に挨拶回りをする意向を伝え、会社側からの指示があればそれに従うようにしましょう。
後任が決まっていれば同行を依頼し、取引先に後任者を紹介しておくとその後の取引の流れもスムーズになるでしょう。
挨拶に出向けない場合には挨拶状をしたため、退職日前後に投函しておきましょう。また、取引先との関係性によってはメールにて退職を伝えるケースもあるでしょう。
退職日
退職日もしくは最終出社日になったら、社内の関係者、お世話になった方への挨拶を行いましょう。加えて備品の返却、必要書類の受け取りなどの事務手続きも行いましょう。
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退職にあたって行っておきたい手続き
退職届の提出
退職届は特に法律で定められているものではありませんが、就業規則において「退職に当たっては退職届を提出すること」と定めている企業が多いです。
よって、会社の就業規則を確認し、定められた提出期限までに退職届を提出するようにしましょう。会社指定の書式があればそれに従いますが、特に指定されていない場合は自分で用意します。
返却
退職時には、会社から貸与・支給されたものを全て返却する必要があります。一般的に返却するものは以下のとおりです。
☑健康保険被保険者証（健康保険証）
一般的には退職と同時に脱退となるため、会社に返却します。扶養家族の分も同じです。
☑社員証やIDカード
社員証やIDカード、名刺や社章など、その会社の所属であることを証明するものはすべて返却します。
☑パソコンやデスクなどの備品
業務に使用していたデスクやパソコンなども返却します。デスクやロッカーには私物を残さないようにし、綺麗に掃除しておくといいでしょう。制服もクリーニングした状態で返却するようにしましょう。
☑名刺
自分の名刺はもちろん、取引先などの業務を通じて受け取った名刺はすべて会社のものとなりますので返却してください。返却前にコピーを取る等の行為は控えましょう。
☑社費での購入物
自費でなく、会社の費用で購入したものはすべて返却しましょう
受け取り
退職時には受け取っておく必要があるのもあります。
☑源泉徴収票
年末調整に必要な書類で、転職する場合は転職先へ提出します。その年のうちに転職しない場合には確定申告時に使用するため、大切に保管しておきましょう。
☑年金手帳
厚生年金加入者であることを証明するもので、会社に預けている場合は返却してもらいましょう。転職先に提出するケースもありますし、すぐに転職しない場合は国民年金加入の手続きをする際に必要になります。
☑雇用保険被保険者証
雇用保険の被保険者であることを証明するもので、すぐに転職する際は転職先に提出、転職まで間がある場合は失業保険給付に必要です。
☑離職票
失業保険給付に必要な書類です。転職先がすでに決定している場合には必要ありません。発行にある程度の時間がかかるので退職日に受け取るのではなく、退職後に郵送してもらう流れになるのが一般的です。
☑退職証明書（健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書）
すぐに転職しない場合、自分で年金や健康保険などの公的手続きを行うことになります。その際には厚生年金や健康保険の資格を喪失した日を証明できる書類が必要になるので、退職証明書や健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書などを受け取っておくとその後の流れがスムーズになるでしょう。
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退職後に必要な公的手続きの流れも把握しておこう
退職の翌日付で転職先に入社するのであれば必要ありませんが、そうでない場合は自分で公的手続きをすることになります。ここでは、退職から再就職まで時間が空く場合の退職後の公的手続きの流れについて確認しておきましょう。
健康保険
すぐに転職しない場合には、以下のいずれかの手続きを行う必要があります。
☑任意継続被保険者制度を利用する
任意継続被保険者制度とは、退職の日までに被保険者期間が2ヶ月以上あれば退職後2年間を限度に、それまで加入していた健康保険被保険者資格を継続できる制度です。
この制度を利用する場合は、退職の翌日から20日以内に手続きをする必要があります。原則として、それ以降は受け付けてもらえないため、できるだけ早めに手続きしておくことが望ましいでしょう。
手続きには住民票と印鑑、健康保険任意継続被保険者資格取得申出書に加えて1ヶ月（場合によっては2ヶ月）分の保険料が必要です。
手続きを行う場所は会社や該当の健康保険事務所、もしくは居住地域の社会保険事務所になりますが、詳しくは退職までに会社の担当部署に確認しておきましょう。
☑国民健康保険に加入する
国民健康保険に加入する場合は、退職してから（資格喪失してから）14日以内に手続きが必要です。期日までに、住所地の市区町村役所の健康保険窓口で加入手続きをしてください。
手続きには所定の届出書と印鑑、身分証明書、健康保険の資格喪失日が分かる証明書（健康保険被保険者資格喪失証明書や退職証明書、離職票のうちいずれか一通）が必要です。
なお、任意継続被保険者制度とは異なり資格喪失から14日以上が経過した場合でも手続きそのものは可能ですが、保険料は手続きした時点から発生するわけではなく、退職日翌日から発生しているためさかのぼって請求されます。
このほか、親や妻、夫など家族の扶養に入ることも可能です。被扶養者になるには年収130万円以内であるなどの要件を満たす必要があるほか、健康保険組合によって独自の条件や必要書類があるケースもあるのであらかじめ家族に確認してもらうようにしましょう。
年金
失業期間中は国民年金へ加入する必要があります。会社員として企業に雇用されている場合は「第2号被保険者」ですが、退職すると「第1号被保険者」に種別が変更になります。
失業ではなく、自営業やフリーランスなど「雇用されて働く」のではない方も「第1号被保険者」に該当します。この場合は、退職後14日以内に市町村役所に年金手帳、印鑑、身分証明書、退職日が確認できる書類（退職証明書や離職票）を持参して手続きをしてください。
失業保険
失業給付金は失業したら誰でももらえるわけではなく、一定の条件を満たす必要があります。雇用保険の加入期間など、まずは自分が給付条件を満たしているかを確認してください。
退職して家業を手伝う場合や自営業を始める場合、すでに転職先が決まっている場合などは失業給付金を受け取ることはできません。
失業給付を受け取る流れとしては、まずハローワークで求職の申し込みを行います。その後7日間の待機期間を経て、雇用保険受給説明会に参加し、失業認定日にハローワークへ出向き所定の手続きを経て、失業認定されると基本手当が振り込まれます。
また、失業認定は再就職が決まる、もしくは給付期限が終了するまで4週間ごとに繰り返されますが、給付期限は条件によって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。
なお、ハローワークでの求職申し込みの際には離職票、雇用保険被保険者証、身分証明書、印鑑、マイナンバーが確認できるもの、求職申し込み書、本人名義の銀行の普通預金通帳が必要です。
住民税
住民税は、退職する時期によって扱いが異なります。1～5月に退職した場合は、前々年の5月までの分の住民税が一括で給与から天引きされます。
一方、6月～12月に退職した場合には、退職月分以外の住民税を自分で収める必要があります。この場合は後日郵送されてくる納税通知書にしたがって納税してください。
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退職時に有給を取得する際の流れを紹介
退職が決まった時点で、有給休暇が残っているケースもあるでしょう。有給休暇は労働者に与えられた権利なので取得することは可能であり、会社側には労働者に有休を取得させる義務もあります。
とはいえ、取得の際には周囲に不快感を与えたり、迷惑をかけたりしないように配慮しましょう。残っている有給休暇を退職時に取得したいのであれば、退職の意思を伝えると同時に有給休暇を消化したい旨も伝えておきましょう。事前に自分の有給休暇の残り日数を確認しておくことも大切です。
退職時に有給休暇をまとめて消化するのであれば、最終出勤日まで通常勤務を行い、最終出勤日以降に有給を消化し、退職とするケースも一般的です。
有給の残り日数や業務との兼ね合いを考えながら、どの方法がベストかを上司と良く相談して決めるようにしましょう。
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転職先が外資系企業の場合はリファレンスチェックも慎重に
転職先が外資系企業である場合には、退職に際する一連のプロセスはさらに慎重に進める必要があるといえます。
なぜなら、外資系企業ではリファレンスチェックが行われるケースが少なくないからです。
リファレンスチェックとは、転職先が前職もしくは現職の企業に対して、採用予定者に関する勤務状況や人物像などを問い合わせることです。電話やメールで行われることがほとんどですが、担当者同士が直接会って話をすることもあります。日本語では「経歴照会」「身元照会」などと訳されます。
日本企業ではリファレンスチェックが行われることはそれほど多くありませんが、外資系企業では一般的に行われているものなので、外資系企業に転職する際は、リファレンスチェックはあるものと考えておきましょう。
原則として、リファレンスチェックは採用予定者の同意の下で行われ、企業がリファレンス先を探すケースと、採用予定者がリファレンス先を紹介するケースがあります。
どちらのケースも、採用予定者の普段の仕事ぶりや人間性をよく知っている人物にお願いすることになるため、直属の上司が対象になることが多いようです。場合によっては一緒に働いている同僚や部下になることもあります。
そのため、外資系企業への転職を視野に入れている場合は、普段から周囲との関係を良好に保っておくことが大切です。退職を進める中でも、余裕を持ったスケジュールでスムーズに引継ぎを進め、最後まで真摯に対応することで良い印象を与えられるように心がけましょう。
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まとめ
転職が決まったら、退職までの流れをスムーズに行って円満に退社できるようにしたいものです。しかし、退職に関する一連の流れに不明な点があったり、退職交渉に不安を感じたりするのであれば転職エージェントを利用してみるのもおすすめです。
転職エージェントは転職先の紹介だけでなく、転職における一連のプロセスのサポートも行っています。退職のスケジュールに関して相談したり、退職交渉におけるアドバイスを受けたりすることも可能です。外資系企業・日系グローバル企業に強いエンワールドなら、リファレンスチェック対策についてもしっかりとサポートいたします。ぜひ、お気軽に無料面談にご応募いただき、お悩みをお聞かせください。
