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縁の下の力持ちのような存在だとされる事務職は、その機能がないと企業が回らない重要な職種といえます。外資系企業であってもそれは同じでしょうが、外資系企業の事務職として活躍したいと考えたとき、どんなスキルが必要とされるのか、また未経験でもチャレンジできるのかは気になるポイントなのではないでしょうか。
ここでは、外資系企業の事務職に求められるスキルや、未経験でも転職可能なのかどうか解説します。
外資系企業の事務職に求められるスキルとは
外資系企業の事務職に必要なスキルには、以下のようなものが挙げられます。
高い語学力
外資系企業や日系グローバル企業の事務職に求められるスキルはさまざまありますが、その中でも語学力は必須といえる重要なスキルのひとつでしょう。
かつては外資系企業であっても、バックオフィス系の職種はそれほどの語学力は必要ないといわれることもあったようですが、現在はグローバル化が進み日本企業であっても語学力が求められる傾向にあります。
外資系企業の事務職ともなれば、メールや文書、電話連絡などもすべて英語で行われることもあるため、それらに問題なく対応できる語学力が求められるケースは少なくないでしょう。一般的な事務職であれば、ビジネスレベルであるTOEICスコア・700点程度がひとつの目安となるでしょう。
また、秘書業務を兼任していたり、専門的な文書を扱ったりするのであればさらにハイレベルな語学力が求められる傾向にあります。
コミュニケーション能力
これは外資系企業や事務職に限ったことではありませんが、コミュニケーション能力は業務を遂行する上で重要な能力のひとつだといえます。
依頼された書類作成などの作業を正確に行うためには、綿密なコミュニケーションが必要となるでしょうし、言われたことをそのまま受け取るのではなく、その指示の裏側にはどんな背景があるのか、相手はどんな状況にあるのかを普段のコミュニケーションを通して察するのも大切でしょう。
また、事務職は基本的にサポート業務がメインになるため、依頼が集中した場合は順序をつけて処理をしてく必要があります。
そのためには、普段から周りのスタッフとコミュニケーションを取ることで優先順位を的確に判断し、重要度に応じて着手順を入れ替えたりすることにも理解を得られるような良好な関係性を築いておく必要があるといえるでしょう。
正確かつスピーディに作業する能力
作業を間違えることなく正確に行えること、さらにスピーディに依頼を処理できることは事務職にとって重要なスキルのひとつといえます。
求められた仕事を正確かつ確実に、そして可能であれば期限よりも早く仕上げることが理想といえるでしょう。
臨機応変に対応する力
サポート業務が主となる事務職という職種の性質上、その業務範囲は多岐に渡ります。業種によって異なるのはもちろん、企業ごとにも差があるでしょう。
また、本来の仕事の範囲内とは異なったり、範囲外であることを頼まれたりすることもあるでしょう。依頼内容に突如変更が生じたり、期限が早まったりすることも珍しくはないでしょう。
許容量が満杯の状態でも依頼を引き受ける必要があったり、スケジュールがいっぱいでも急遽、最優先で仕上げらければならない仕事の依頼が来たりするケースもあるかもしれません。
そのため、どんな状況になっても余裕を失わず、臨機応変にその時々にベストな方法をとることができる能力も必要だといえます。
スケジュール管理能力
スケジュール管理能力も、外資系事務職に求められる重要なスキルのひとつです。自分が依頼された書類作成やデータ入力などの期限をすべて管理しておくのはもちろん、それを効率よく進めるための的確なスケジュールを組む能力が求められるでしょう。
イレギュラーが出れば、その都度スケジュールを更新していく必要もあるでしょうから、かなり綿密にスケジュールを管理する能力が期待されるでしょう。
また、自分の仕事をスケジュールどおりにすすめるためには、ほかの社員のスケジュールや仕事の進捗状態を確認しておくことも必要です。
外資系企業の事務職として活躍をお考えならエンワールドにご相談ください。転職活動から転職後まで全力でサポートいたします。
外資系企業の事務職に必要な資格はある？
外資系企業の事務職には、「この資格がないと外資系企業で事務職として働けない」といった必須の資格はありませんが、語学力のほかに以下に紹介するような資格を持っていると転職の際に有利になる可能性があります。
MOS（Microsoft Office Specialist）
MOS（Microsoft Office Specialist）は、Microsoft製品を使用できるスキルを保有していることを証明してくれる国際資格です。事務作業にはWordやExcel、PowerPointなどが必要となるケースが多いため、これらがきちんと使いこなせることを証明できると転職の際に強みになるでしょう。
MOS（Microsoft Office Specialist）の試験は実務形式で出題されるため、Microsoft製品に関する知識を持っているだけではなく、実際にソフトを活用して実務に役立てることを証明できる実践的な資格といえます。
スペシャリストレベル（一般）、エキスパートレベル（上級）の2段階のレベルが用意されており、Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookの5つのアプリケーションについて試験が行われます。
外資系事務職に役立てるのであれば、Word・Excel・PowerPointの取得から始めてみるとよいでしょう。
日商PC検定
日商PC検定は、日本商工会議所・各地商工会議所が実施する、企業実務に関するIT知識・スキルを問う試験であり、ベーシック、3級、2級、1級の4つのレベルがあります。
最高レベルの1級は、企業責任者や企業責任者を補佐する立場で経営判断や意思決定、またはそのサポートができるIT関連の知識、スキルを有するものと位置付けられており、取得の難易度は非常に高いとされています。
秘書検定
秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が実施する、秘書業務に必要な知識や技能が身についていることを証明する試験です。ビジネスマナーはもちろんのこと、実際の職場で起こりうるシチュエーションを想定した問題が出されるのが特徴です。
3級、2級、準1級、1級の4つのレベルが設けられており、準1級以上では筆記試験に加えて面接試験をクリアする必要があります。
ビジネス文書検定
ビジネス文書検定の実施団体は、秘書検定と同じ公益財団法人実務技能検定協会です。ビジネス文書における正しい表記の仕方や失礼のない礼儀正しい文章の書き方、文書の取り扱い方を身につけていることが証明できるため、ビジネスの場で問題ない文書の作成能力があることのアピールにつながるでしょう。
なお、MOS（Microsoft Office Specialist）以外の資格は海外での知名度はほとんどありません。しかし、日本では知名度のある資格なので、日本国内で日本人スタッフが選考にあたる場合は実務能力があることの証明に役立つ可能性があります。
上記で紹介した資格のほかにも、業種によっては宅地建物取引士や日商簿記検定なども取得していると転職の際に有利になるケースもあるようです。
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未経験でも外資系企業の事務職として働ける？
外資系企業では基本的に即戦力が求められるため、語学力や事務職の経験がある方がよいでしょうが、事務職は外資系企業の中では比較的未経験でも転職しやすい職種であるとされています。
たとえば、事務職の経験はなくても希望している企業と同じ業界に属していた経験があり、業界用語に精通していたり、専門スキルがあったりすると強みになるでしょう。そのため、先に述べた事務職として求められる資質を持っている方は、ぜひ未経験でも外資系企業の事務職にチャレンジしてみてください。
外資系企業の事務職として活躍をお考えならエンワールドにご相談ください。転職活動から転職後まで全力でサポートいたします。
まとめ
外資系企業の事務職は語学力に加えさまざまなスキルが求められる傾向にありますが、未経験でもチャレンジが可能な職種だといえます。それでも、未経験で外資系企業へ転職するには不安なことがあるという方は、外資系企業の転職に強い転職エージェントに相談してみるのもおすすめです。
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