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退職が決まった際は、お世話になった方々に対して挨拶回りをするのがマナーです。一方、社内の従業員や取引先が多い場合、引き継ぎ期間の都合によっては、退職挨拶のメールを送ることもあります。基本的なマナーや記載項目などを押さえたメールを作成することで、相手によい印象を与えつつ、円滑な退職を実現できるでしょう。
本記事では、退職時の挨拶メールの書き方を例文付きで解説します。基本のマナーや注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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退職時の挨拶における基本のマナー
退職時の挨拶における基本マナーは以下のとおりです。
- 挨拶回りは上司の許可をもらってから始める
- 退職日および最終出社日を明確に伝える
- お世話になったことへの感謝を伝える
- 事情によってはメールでの挨拶も可
退職時の挨拶回りは、上司に相談してから行うのが基本です。退職日や最終出社日、スケジュールなどをすり合わせて挨拶回りを行うことで、引き継ぎもスムーズに進められます。
挨拶時には、単なる退職の報告だけでなく、お世話になったことへの感謝を伝えることも重要です。
従業員や顧客が多い場合は、メールでの挨拶でも問題ありません。ただし、可能な限り対面で挨拶できるよう心がけましょう。
メールで退職の挨拶をする際の書き方のポイント
ここでは、メールで退職の挨拶をする際の書き方のポイントを解説します。
社内の同僚への一斉送信はシンプルかつ明確にする
社内の同僚への退職メールは、BCCで一斉送信するのが一般的です。一斉送信の場合、メール文はできるだけシンプルに、かつ内容が明確に伝わるものにしましょう。
宛名には「お世話になった皆様へ」と入れても問題ありませんが、あえて記載しないことで「自分に向けて書いてくれている」という印象を与えられます。
なお、上司やお世話になった方に送る際は、一斉送信メールと個別メールを併用するのがおすすめです。個別メールには、具体的なエピソードを交えて「相手に何かしてもらったことが、自分にどう好影響だったか」を伝えられると、よりよい印象につながります。
退職挨拶に必要な項目を明記する
退職挨拶メールに明記すべき項目は以下のとおりです。
- 件名
- 宛名
- 退職の報告
- 退職日と最終出社日
- 在職中の感謝の言葉
- 後任者の情報（氏名・連絡先）
- 今後の連絡先
- 相手の今後の発展を祈る言葉
- 署名
退職メールの件名は、退職の挨拶である旨が伝わるものにします。「〇〇さまへ」といった抽象的なものではなく「退職のご挨拶【株式会社〇〇（個人名）】」と記載することで、ひと目でメールの内容を把握できます。
また、退職の報告は簡潔に、退職日と最終出社日も明記しましょう。感謝の言葉を添えるのも重要です。
後任者の情報は必須ですが、決まっていない場合は後日あらためて報告する旨を記載します。必要に応じて、今後の連絡先も記載しておくと親切です。
【パターン別】退職の挨拶メールの例文
ここでは、退職の挨拶メールの例文を紹介します。それぞれポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。
社内向け｜同僚宛
| 件名：退職のご挨拶 ●●●●（自分の名前） 〇〇部の〇〇です。 このたび、一身上の都合により、本日が最終出社日となりました（退職日は〇月〇日となります）。 本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。 在職中は、大変お世話になりました。 新規プロジェクトでは、〇〇事業部全員が一つにまとまって大きな成果を上げられたことは、私にとって最高の思い出であり、仕事に対する自信を高めてくれました。 このような経験をみなさんと一緒に味わえたことをとてもうれしく思います。 この会社で培った経験を、今後の人生に活かしていきたいと思います。 退職後の連絡先は下記のとおりです。 メール：***＠ 電話：090-1234-**** 最後になりますが、○○さん並びに皆様のさらなるご健勝とご活躍のほど、心からお祈り申し上げます。 |
同僚に対するメールでは、できるだけ前向きな理由を記載するのがポイントです。自分が退職するからといって、これからも在籍し続ける同僚が後ろ向きになるような内容は記載しないほうが賢明です。
社内向け｜上司宛
| 件名：退職のご挨拶 ○○部 ●●●●（自分の名前） ○○部○○課 ○○様 お疲れ様です。 ○○部の○○です。 一身上の都合により本日をもちまして退職することになりました。 本来、ご挨拶に伺うべきところメールでのご報告となってしまいまして、大変申し訳ありません。 入社以来、さまざまな業務を担当するなかで、○○部長には大変多くのことを学ばせていただき、大変感謝しています。 私がお客さまとのやり取りに苦心する中、いつも温かい叱咤激励をいただいたことを今でも覚えています。 至らぬ点も多々あったかと思いますが、ご指導いただきありがとうございました。 今後も○○部長にお教えいただいたことを新たな活動の場で活かし、精進していきたいと思います。 退職後の連絡先は下記のとおりです。 メール：***＠ 電話：090-1234-**** 末筆ではございますが、○○部長の一層のご健勝とご活躍をお祈りいたしております。 |
上司に対する退職メールには、感謝の気持ちを添えるのがポイントです。お世話になったことへの感謝を前面に記載し、マイナスイメージにつながる内容は避けましょう。 また、退職後もやり取りをする場合もあるかもしれません。この場合、転職先での経験や成長なども含め、簡潔に近況を伝えることで、断続的なコミュニケーションを図れます。
社外向け
| 件名：退職のご挨拶_株式会社○○○○○○ ●●●●（自分の名前） 株式会社△△ △△事業部 △△様 いつも大変お世話になっております 株式会社●●●の●●●●（自分の名前）です。 私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。 △△様にはさまざまなご支援、アドバイスをいただき、本当にありがとうございました。 本来でしたら直接ご挨拶へうかがうべきところですが、略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶とさせていただきます。 なお、今後は□□□が担当させていただくことになりました。 あらためてご挨拶に伺いますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。 |
社外に退職メールを送る際は、必ず退職日と最終出社日を記載しましょう。最終出社日の記載がないと、引き継ぎなどのスケジュールを設定しにくくなります。
また、社外へのメールに詳しい退職理由を記載するのは避けましょう。退職理由がマイナスイメージにつながってしまった場合、今後の企業としての関わりに悪影響が出てしまう可能性があります。
退職の挨拶メールを送る際の注意点
ここでは、退職の挨拶メールを送る際の注意点を紹介します。
一斉メール時は「To」「CC」「BCC」を使い分ける
退職時の挨拶メールを一斉送信する場合は、宛先ごとに「To」「CC」「BCC」を使い分けることが重要です。
特に、複数の取引先に送信する場合は、個人情報保護の観点から「BCC」を使うのが一般的です。この際「To」欄には自身のアドレスを記載します。
また「メールでのご連絡、ならびにBCCでのご案内となりますこと、失礼のほどご容赦ください。」といった一文を添えることで、相手によい印象を与えられます。
一方、関係性が深い相手には「To」で送るのが望ましいです。相手との距離感に応じた配慮が求められるため、送信前に入念に確認しましょう。
詳細な退職理由は書かない
退職挨拶のメールには、詳細な退職理由は書かないのがマナーとされています。「一身上の都合により」といった、簡潔な表現にとどめましょう。
ネガティブな内容や個人的事情を書くと、相手に不快感を与える可能性があります。感謝の気持ちを中心に、シンプルで前向きな内容にまとめることが大切です。
後任者に関する情報の抜け漏れに注意する
社外向けの挨拶メールでは、後任者の氏名や連絡先を記載する必要があります。引き継ぎの情報が不足していると、連絡先がわからず、問い合わせ対応や案件の進行に支障が生じて取引先に迷惑をかける恐れがあります。
退職日や最終出社日とあわせて後任者の情報を伝え、スムーズな業務移行につなげることが重要です。
なお、挨拶時に後任者が決まっていない場合は「決まり次第ご連絡いたします」「後日、後任者と挨拶に伺います」などの文言を添えることで、相手に安心感を与えられます。
退職挨拶メールのチェックリスト
退職挨拶メールを作成する際は、以下のチェックリストを活用して、記載漏れやミスがないようにしましょう。
- 件名で退職の旨が一目でわかるか
- 宛先（To／CC／BCC）の使い分けが適切か
- 退職日・最終出社日を明記しているか
- 在職中の感謝の気持ちを伝えているか
- 退職理由を簡潔かつ無難な表現にしているか
- 後任者の氏名・連絡先を記載しているか（社外向け）
- 今後の連絡先を記載しているか（必要に応じて）
- ビジネスマナーに沿った丁寧な文章になっているか
- 誤字脱字や敬語ミスがないか
- 長文になりすぎず、簡潔にまとまっているか
退職挨拶のメールでは、件名で退職の旨を明示し、本文に退職日と最終出社日・感謝・今後の連絡などを簡潔にまとめることが重要です。
また、長文や私的な内容は避け、ビジネスメールとしての体裁を整える必要もあります。誤字脱字や情報漏れがないかも確認しましょう。
退職挨拶のタイミング
退職挨拶のタイミングは、社内か社外かで異なります。
ここでは、退職挨拶のタイミングを社内・社外に分けて、それぞれ解説します。
社内 | 退職の3日前～当日に行うのが一般的
状況によって異なるものの、社内の退職挨拶は3日前〜当日に行うのが一般的です。部署ごとのスケジュールを考慮しつつ、自身の業務が落ち着いたタイミングで挨拶回りを進めましょう。
一方、一斉メールは最終出社日または直前に送る場合が多いです。退職挨拶メールはこれまでの感謝を伝える目的が強く、業務終了のタイミングで送ることで自然な締めくくりになります。時期が早すぎると混乱を招く可能性があるため注意が必要です。
なお、直属の上司に対しては、最終出社日の朝に「本日、最終出社日となりますが、よろしくお願いいたします」と簡単に挨拶をしておきましょう。その際に個別に挨拶へ回る時間帯を相談しておくことをおすすめします。
社外 | 退職の2～3週間前に挨拶メールを送る
社外向けの退職挨拶は、最終出社日の2〜3週間前に送るのが一般的です。後任への引き継ぎ期間を確保するため、社内より早めに挨拶メールを送りましょう。
退職する旨を事前に連絡しておくことで、取引先がスムーズに対応可能なように配慮できます。メールには後任者の紹介に加えて、今後の窓口も伝えておくことが重要です。
退職挨拶メールへの返信の対応
退職挨拶メールへの返信は必須ではありませんが、個別にメッセージを受け取った場合は、簡潔にお礼を返すのが望ましいとされています。
お礼メールには「返信いただき、ありがとうございます」「頂戴した温かいお言葉を胸に刻み、精進して参ります」など、届いた内容に合わせて返信しましょう。
ただし、返信数が多い場合は、全員に対応すると負担が大きいため、重要な相手に絞るのが一般的です。退職直前は業務や引き継ぎを優先し、無理のない範囲で対応しましょう。
円満退職するためには転職エージェントの活用もおすすめ
円満な退職を目指すのであれば、転職エージェントの活用をおすすめします。転職エージェントは、条件交渉や次の職場との調整をサポートしてくれるため、退職から転職先への移行がスムーズに進みます。
また、転職エージェントは希望に合った求人の紹介を通じ、転職活動をサポートします。円満な退職を実現するためにも、一度転職エージェントに相談することを検討してみましょう。
まとめ
退職の挨拶メールには、お世話になった方々への感謝の言葉だけでなく、最終出社日や後任者の情報などを明記することが大切です。必要な情報を伝えることで、取引先にも安心感を与えられます。
円滑な退職を目指したい場合は、転職エージェントを活用するのがおすすめです。転職活動のサポートだけでなく、退職時のアドバイスや転職先への条件交渉なども任せられます。
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執筆者: エンワールド編集部
外資系・日系グローバル企業のハイクラスに精通するエンワールドの編集部員が、転職やキャリア、日々の仕事のお悩みに役立つ情報を執筆します。
