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外資系企業でキャリアアップをしていく中で、退職を決断することは珍しいことではありません。しかし、退職にあたって何をどうすべきかよく分からないこともあるでしょう。
そこでこの記事では、英語での退職届・退職願の書き方に加え、外資企業の退職までの流れやマナーなど役立つ情報を紹介します。
退職届と退職願の違いとは？
退職願とは、会社に退職を願い出るための書類で、提出後に却下される可能性もあるものです。
対して、退職届とは、退職することが確定したのち、会社に退職を通告するための書類です。
英語での退職届・退職願の書き方
英語での退職届・退職願は、いくつかのポイントを押さえて簡潔に書き、退職の意思を明確に伝えることが重要です。
英語で退職届・退職願に書く内容は、次の通りです。
日時
他の英文ビジネスレター同様、上部に日付、受取人の名前、会社名、住所を記載します。
宛名
提出相手は、シンプルに「Dear,」や 「Hello,」を使用するか、「Mr./Ms. （氏名）”を使用します。一般的に退職届・退職願いは、直属の上司宛てに書きますが、退職届の宛先は会社の規定がある場合があるので上司に確認しましょう。
退職意思
退職届の場合は正式な退職届であること、退職願の場合は退職を希望していることを明記します。必要であれば役職名も入れましょう。
退職日
退職日と必要であれば最終出勤日を記載します。一般的に、退職届や退職願を出すのは退職日の1ヶ月前とされていますが、会社によっては規定があるので事前に確認しておきましょう。
署名で締めくくる
最後は、「Sincerely」や 「Best regards」などの締めの言葉と、氏名、署名をします。 その他、退職の理由や感謝の気持ち、引き継ぎの意思などを記載することもできます。
英語での退職届・退職願のテンプレート
ここでは、英語で書く退職届・退職願のテンプレート例を紹介します。
状況に応じてカスタマイズして使用してください。
退職届のテンプレート例
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Date
(your supervisor’s last name) (company name) (adress)
Dear Mr./Ms. (your supervisor’s last name),
I am writing today to give you my resignation and let you know that (your final day of work) will be my last day here.
I have enjoyed my time at (company name) and I will miss working as part of your team. It has been a sincere pleasure working with you and the team. I know that the skills I acquired here will serve me well in the future.
Please let me know how I can help during this transition and make it as smooth as possible. I wish you all the best.
Sincerely (your signature) (your name) |
退職願のテンプレート例
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Date
(your supervisor’s last name) (company name) (adress)
Dear Mr./Ms. (your supervisor’s last name),
Please accept this letter as formal notification of my resignation from the position of (yourposition) with (company name) . My last day will be (your final day of work) .
I thank you for the support and encouragement provided during my stay at the company.
Please let me know if there is any way I can assist with the transition. I hope to keep in touch.
Best Wishes, (your name) |
外資系企業での退職までの流れ
ここでは、外資系企業での退職までの流れを説明します。大まかな流れを把握し計画的に動くようにしましょう。
退職2〜3ヶ月前には退職の意思表示をする
退職を決めたら、適切な時期を見定めて上司に退職の意思表示を行います。この際、退職願を出すことも可能です。
法律では、退職の意思は退職日の2週間前でよいことになっていますが、引き継ぎや後任の手配などを考えると、一般的に2〜3ヶ月前には伝える方が親切です。業務の引き継ぎなどを考慮しつつ、上司と退職日を決めます。
退職1ヶ月前には退職届を提出する
退職日の1ヶ月前には退職届を提出します。ただし、会社によって規定がある場合もあるので、提出期限はチェックしておきましょう。
直属の上司に退職の了承を得られたら、業務の引き継ぎを開始します。退職日の1週間から3日前までには終えられるよう、スケジュールをたてて行うとスムーズです。
退職1〜2週間前には取引先に挨拶回りを始める
対外的に取引先や関係者がいる場合、退職1〜2週間前には、上司と相談しながら挨拶回りを始めます。その後の関係がスムーズに進むよう、後任がいれば同行してもらい紹介しておくと良いでしょう。
取引先や関係者との関係性によっては、メールで退職を伝えることも可能です。
退職日は社内手続きと社内の関係者への挨拶
退職日もしくは最終出社日を迎えたら、退職のための必要書類の受け取りや事務手続き、備品の返却などを行います。社内の関係者やお世話になった方への挨拶も行います。
外資系企業を円満に退職するために押さえておきたいマナー
退職後も元の上司や会社の人事部と連絡を取る必要があったり、ビジネスパートナーとしての関係が続く可能性があります。円満に退職するために、次のようなマナーを押さえておきましょう。
- 退職の意思は遅くとも1ヶ月前には伝える（※内定時のオファーレターや終業規則を参照しましょう）
- 退職の意思を最初に伝えるのは直属の上司。1対1で口頭にて伝える。また、必要に応じて書面も用意する
- 同僚や後輩、取引先に伝えるのは退職願が受理された後。上司と相談してタイミングを決める
- 引き継ぎは丁寧にしっかりと行う
- 同僚や上司に対する挨拶は感謝の気持ちを込め、ネガティブな内容は話さない
- 感謝の気持ちを伝える退職メールを送る
まとめ
元の会社を円満に退職することは、新たな転職先での気持ちの良いスタートにもつながります。
そのためには、退職届や退職願を適切なタイミングかつ適切な内容で提出するなど、さまざまな退職のためのスケジュールやタスク管理と実行が大事になってきます。
自分だけでは、どのように進めれば良いのかわからない方は、外資系企業の転職に強いエージェントの利用も検討してみてはいかがでしょうか。
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