公開日：
更新日：
転職活動中、企業やエージェントから届くメールへの返信に「これで失礼じゃない？」「遅いと評価が下がる？」と不安を感じたことはありませんか。実は、メールの書き方や返信スピードは、選考結果に間接的な影響を与える重要なポイントです。
本記事では、転職時に押さえておきたいメール返信の基本マナーをはじめ、件名や本文構成の考え方、面接日程の調整や辞退、内定承諾など、場面別の例文を分かりやすく解説します。また、返信はどれくらいの時間内が適切か、営業時間外の対応はどうするかなど、実務で迷いやすい点にも触れています。さらに、知らないうちに減点されがちな注意点や送信前のチェック項目も紹介し、すぐに実践できる形で整理しています。正しい対応を知ることで、無用な不安や後悔を避け、安心して転職活動を進められるはずです。
転職活動に悩みはつきもの。エンワールドのコンサルタントが寄り添い、あなたの転職課題をサポートします。
転職成功が実現するよう転職プロセスにおいても徹底的にサポートいたします。メールをはじめ面接においても的確なアドバイスをお伝えします。外資系企業や日系グローバル企業への転職で不安に感じることがあったら、まずはお気軽にエンワールドへご相談ください。
転職活動におけるメール返信のビジネスマナー
転職活動においても、通常のビジネスシーンと同様に、メールの基本マナーをしっかり守ることが求められます。応募企業の採用担当者は、メールのやり取りを通じてあなたの仕事への姿勢やコミュニケーション能力を見ていることが多いです。
メールに関する基本的なビジネスマナーを押さえておきましょう。
メールは原則「24時間以内」に返信する
メールの返信は、原則として24時間以内に行うことが基本です。できる限り早く返信することで、仕事への熱意や誠実さが伝わり、好印象につながります。
ただし、現職中の場合は就業時間内の返信が難しいこともあります。その場合は、昼休みや終業後に対応しましょう。深夜や早朝の送信は避け、可能であれば翌日の午前中に送信するか、予約送信機能を活用するとよいでしょう。
返信が遅れてしまった場合は、メールの冒頭で「返信が遅くなり誠に申し訳ございませんでした」と丁寧に謝罪しましょう。遅延の理由を簡潔に添えることで、誠意が伝わります。
個人のメールアドレスを使用する
転職活動に使用するメールアドレスは、会社のものではなく個人用のアドレスを使用しましょう。在職中の会社のメールで転職に関するやり取りをしてしまうと、応募先の企業から「公私混同する方だ」と受け取られ、信頼を損ねる恐れがあります。
転職活動の際は、専用のメールアドレスを新たに作成するのがおすすめです。アドレスは自分のフルネームなど、シンプルで分かりやすいものにしましょう。タレント名やキャラクター名、ニックネームなど、私的な印象が強いアドレスは避けてください。
また、携帯電話会社のキャリアメールは、企業側の設定によって自動的に受信拒否に振り分けられる可能性があるため、使用を控えるのが無難です。GmailやYahoo!メールなどのフリーメールサービスを活用しましょう。
返信メールには相手からの本文を残す
メールの返信機能を使うと、送られてきたメールの文面が本文に引用されます。この引用部分は削除せず、そのまま残しておきましょう。
過去のやり取りが残っていれば、採用担当者側も経緯をすぐに把握できるため、スムーズなコミュニケーションにつながります。
資料を添付する場合はパスワードを設定する
履歴書や職務経歴書などの個人情報を含む資料をメールで送る場合は、情報漏洩を防ぐために添付ファイルにパスワードを設定しておくと安心です。その際、資料を添付したメールとは別でパスワードを送るのが一般的なマナーとされています。
また、送信ボタンを押す前に、ファイルが漏れなく添付されているか、資料の中身に間違いがないか、求められている資料が一式揃っているかを確認しましょう。誤ったファイルを送ってしまうと、修正の手間がかかるだけでなく、注意力に欠けるという印象を与えてしまう可能性があります。
転職活動におけるメール返信文の書き方
転職活動中のメール返信文の書き方を解説します。
件名は「用件・名前・Re:残し」にする
メールに返信するときは件名にも配慮が求められます。そのまま返信しても失礼にはあたりませんが、元の件名の前に用件や自分の名前を付けると、相手が内容を把握しやすくなります。そのため、件名は「用件・名前・Re:残し」という形式がおすすめです。
丁寧に見せようとして、件名を「ごあいさつ」や「お礼」などに変更する必要はありません。また、やり取りが続いて「Re: Re: Re: Re:」のように「Re:」が増えすぎた場合は、1〜2個程度残して残りは削除しましょう。
本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の順で書く
メール本文は、次の流れで記載するのが基本です。
①宛先
会社名、部署名、担当者のフルネームの順に記載します。相手の名前にミスがあると失礼にあたるため、十分注意してください。部署名や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載します。
②あいさつ
初回のメールでは「お世話になります」、それ以降は「お世話になっております」と書くのが一般的です。続いて「◯月◯日に◯次面接を予定しております（自分の名前）です。」などと付け加えると、相手があなたを思い出しやすくなります。
③内容
入社に対する意欲や、謙虚な姿勢が伝わるような文章を心がけましょう。適宜、改行や段落、箇条書きを用いて、相手が読みやすいよう意識することが大切です。
④締め
「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」のように、相手への感謝が伝わる言葉で締めくくります。
⑤署名
名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。現職の社名を記載する必要はありません。署名欄は「---」などシンプルな記号で区切ると、見やすく整理された印象になります。
転職で役立つメール返信の例文｜面接日程の確認から選考結果まで対応
転職活動でよくあるシーン別に、メール返信の例文をご紹介します。ぜひ、状況に応じて活用してください。
履歴書などを添付して提出する場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。（自分の名前）と申します。
先日ご依頼いただきました、履歴書と職務経歴書をお送りいたします。 こちらのメールに以下のファイルを添付しておりますので、 ご確認いただけますと幸いです。
添付ファイル ・履歴書 ・職務経歴書
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
希望する面接日程を提示する場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。（自分の名前）と申します。
書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 面接の希望日時についてご連絡いたします。 以下のいずれかの日程で貴社へお伺いできればと存じます。
・○月○日（○）○時〜○時 ・○月○日（○）○時〜○時 ・○月○日（○）○時〜○時
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
企業から提示された面接日程を承諾する場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。（自分の名前）と申します。
このたびは1次面接の日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。 つきましては、ご提示いただきました日程のうち、 以下の日程を希望日とさせていただけますと幸いです。
○月○日（○）○時〜○時
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
確定した面接日程の変更・再調整をお願いする場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。（自分の名前）と申します。
○月○日（○）○時から面接をしていただく予定でございますが、 現職の都合により、お約束の日時に伺うのが難しい状況となってしまいました。 大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いではございますが、 可能であれば以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
・○月○日（○）○時〜○時 ・○月○日（○）○時〜○時 ・○月○日（○）○時〜○時
お忙しいところお手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。 何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
面接当日の遅刻・キャンセルを伝える場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。（自分の名前）と申します。
本日○月○日（○）○時から面接をお約束いただいております。 しかしながら、現職の都合により 面接へ伺うことができない状態となってしまいました。
さきほどお電話にて○○様へ伝言をお願いいたしましたが、 念のためメールでもご連絡させていただきます。
大変恐縮ではございますが、 あらためて面接の機会をいただくことは可能でしょうか。 もし可能であれば、後ほどあらためて代替の日程について ご連絡させていただきたく存じます。
このたびは突然のご連絡となり申し訳ございません。 何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
面接辞退・選考辞退を伝える場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。（自分の名前）と申します。
○月○日（○）○時から面接のお約束をいただいておりますが、 誠に勝手ながら諸般の事情により、 貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間をとっていただいたにもかかわらず、 このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。
末筆ながら貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
面接後のお礼を伝える場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。 本日○時より面接をしていただきました（自分の名前）です。
本日はお忙しいところ面接の機会を頂戴し、誠にありがとうございました。 ○○様から貴社の様子や具体的な仕事内容を伺い、 これまで以上に貴社で働きたいという気持ちが強くなっております。
取り急ぎ面接のお礼をさせていただきたく、メールをお送りいたしました。 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。 --------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
面接について問い合わせる場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。 ○月○日（○）○時から面接をしていただきました（自分の名前）と申します。
先日は貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
面接時に、選考結果は1週間後までにご連絡いただけると ご案内いただきましたが、その後の状況はいかがでしょうか。 念のため確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご多忙中とは存じますが、ご確認いただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
内定承諾の意思を伝える場合
|
株式会社○○○ ○○○○部○○○○課 ○○○ ○○○ 様
お世話になっております。（自分の名前）と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ぜひ承諾させていただきたく存じます。
これまで培った経験を活かし、貴社に貢献できるよう努力する所存ですので 何卒よろしくお願いいたします。
今後の手続きについて何かございましたら、ご教示いただけますと幸いです。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
転職エージェントへのメール返信の例文
転職エージェントとのやり取りでも、基本的なビジネスマナーは変わりません。ここでは代表的なシーン別の例文をご紹介します。
紹介された企業の選考に進みたい場合
|
○○○転職エージェント ○○○様
お世話になっております。（自分の名前）です。
○○○株式会社のご紹介をいただき、誠にありがとうございます。 ぜひ選考に進ませていただきたく、ご連絡いたしました。
面接の日程につきましては、 以下のいずれかでご調整いただけますと幸いです。
・○月○日（○）○時〜○時 ・○月○日（○）○時〜○時 ・○月○日（○）○時〜○時
また、選考に臨むにあたり、 企業が求める人物像や面接で重視されるポイントなど、 アドバイスをいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
面談・面接日程を調整したい場合
|
○○○転職エージェント ○○○様
お世話になっております。（自分の名前）です。
○○○株式会社の面接日程についてご連絡いただき、 誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程は いずれも既存の業務予定と重なっており、 調整が難しい状況です。
つきましては、以下の日程でご調整いただけないでしょうか。
・○月○日（○）○時以降 ・○月○日（○）終日 ・○月○日（○）○時〜○時
また、面接に向けて準備を進めたいと考えておりますので、 企業が重視するポイントや想定される質問など、 アドバイスをいただけますと幸いです。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
選考を辞退したい場合
|
○○○転職エージェント ○○○様
お世話になっております。（自分の名前）です。
○○○株式会社の選考についてご尽力いただき、 誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、慎重に検討した結果、 今回は選考を辞退させていただきたく存じます。
面談を通じて事業内容や企業文化について理解を深めましたが、 現時点で自身のキャリアプランと方向性が異なると判断いたしました。
○○○株式会社の採用ご担当者様には、 面談のお礼と選考辞退のお詫びをお伝えいただけますと幸いです。
引き続き転職活動は継続したいと考えておりますので、 今後ともご支援のほどよろしくお願い申し上げます。
--------------------- （自分の氏名） 〒000‐0000 （自宅の住所） 電話：○○○-○○○-○○○ メールアドレス：○○○○○○@○○○.ne.jp ----------------------
|
転職活動中のメール返信で減点されやすいポイント
採用担当者とのメールのやり取りでは、意識しないと評価を下げてしまう恐れがあるポイントがいくつか存在します。
減点されやすいポイントをご紹介するので、メール送信の前に確認しましょう。
色文字や太字など不必要な装飾がされている
ビジネスメールにおいては、過度な装飾は避けたほうがよく、転職活動中のメールも例外ではありません。
強調したい箇所があっても色文字や太字の使用は控え、シンプルな文面を心がけましょう。装飾が多いとかえって読みにくくなり、ビジネスマナーを理解していないと思われる可能性もあります。
改行や段落分けがなく読みづらい
転職活動のメールでは、本文に改行や段落分けがないと文章が横に長くなり、読みづらい印象を与えてしまいます。句読点の位置で改行したり、文章ごとに段落を分けたりして、読みやすい文面を意識しましょう。
また、パソコンとスマートフォンでは画面サイズが異なるため、メールの見え方も変わります。どちらの端末でも見やすい文面になっているかを確認し、メールを読む相手へ配慮することが重要です。
敬語が正しく使えていない
メールを送るときは、正しい敬語を意識しなければなりません。一度送ったメールは取り消せないため、言葉遣いには細心の注意が必要です。
よくある誤りと正しい表現を以下にご紹介します。
|
誤 |
正 |
|
御社 |
貴社 |
|
了解です、分かりました |
承知しました、かしこまりました |
|
見ました |
拝見しました |
|
とりあえず |
取り急ぎ |
|
よろしかったでしょうか |
よろしいでしょうか |
相手の企業を示す言葉は、話し言葉では「御社」ですが、書き言葉では「貴社」です。このような基本的な敬語の誤りは、ビジネスマナーの欠如として評価を下げる要因になる可能性もあります。送信前に見直す習慣をつけましょう。
メール送信前に確認！セルフチェック項目
企業の採用担当者へメールを送信するときは、さまざまな視点からの確認が必要です。メール作成中にはミスに気付かないこともあります。送信前に以下のチェック項目を確認し、失礼のないメールを送りましょう。
- 宛先に記載されているメールアドレスに間違いはないか
- プライベートのメールアドレスを使用しているか
- すぐに内容を把握できる件名になっているか
- 相手の会社名・部署名・担当者名を正しく記載しているか
- 本文は適度に改行や段落分けをして読みやすくなっているか
- 正しい日本語や敬語を使えているか
- 過度な装飾をしていないか
- メールの最後に署名が入っているか
まとめ：外資系・日系グローバル企業への転職時、メール返信が不安な方はエンワールドへの登録をご検討ください
転職活動において、メール返信は企業との信頼関係を築く大切な機会です。適切なタイミングでの返信や丁寧な言葉遣い、読みやすい文面など、基本的なマナーを守ることで、採用担当者に好印象を持ってもらえる可能性があります。
企業とのメールのやり取りに不安を感じる方や、面接の日程調整をスムーズに進めたい方は、転職エージェントの活用がおすすめです。転職エージェントが企業との間に入り、連絡や調整を代行することもあるため、メールの文面に悩むことなく転職活動に集中できます。また、希望に合った企業を紹介してもらえる点も大きなメリットです。
エンワールドでは、外資系・日系グローバル企業への転職を実現するため、企業とのメール対応や日程調整などのコミュニケーションもサポートいたします。
転職活動をよりスムーズに進めたい方は、ぜひエンワールドの新規登録をご検討ください。
執筆者： エンワールド編集部
外資系・日系グローバル企業のハイクラスに精通するエンワールドの編集部員が、転職やキャリア、日々の仕事のお悩みに役立つ情報を執筆します。
