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仕事で英語メールを作成する必要があり、メールの書き出しに悩まれている方もいるのではないでしょうか。しかし、英語メールの書き出しは複雑なものではなく、書き方のポイントや表現方法を理解することで、誰でも自然な文章を書けるようになります。
この記事では、「件名」「宛名」「本文」の3つの項目に分けて、英語メールの正しい書き出しの書き方を解説します。また、初めてメールを送る相手の場合や、メールに返信する場合など、状況ごとの例文も掲載しているので、英語メールを作成する際の参考にしてください。
【件名】英語メールの書き出し方法・例文
英語メールの件名を作成するときの主なポイントは、以下の4つです。
- 単語の最初は大文字を用いる
- 名詞形を使う
- 一目で要件を理解できるように日付などの具体的な内容を盛り込む
- 急ぎの場合は冒頭に【Urgent】や【Important】を記載する
英語メールの件名では、単語の最初に大文字を用いるルールがあります。例外として、接続詞（and、orなど）や冠詞（about、theなど）、前置詞（in、forなど）は、すべて小文字で記載します。
また、英語メールの件名には名詞形を使いましょう。ただし、簡潔にまとめるために1語だけの件名にすると、メール相手に送信したメールがスパムメールではないかと誤解される恐れがあります。
スケジュールに関するメールを送る場合は日付を付ける、問い合わせの場合は何について尋ねたいのかを付け加えるなどして、メール相手が一目で要件を理解しやすくするための工夫が必要です。
なお、相手に急ぎでメールを確認してほしい場合は、件名の冒頭に「[Urgent]」や「[Important]」と記載すると、重要性の高さを強調できます。
【例文】
・◯月◯日のスケジュール確認：Schedule Confirmation for ◯◯
例）Schedule Confirmation for May 18th
：5月20日のスケジュール確認
・◯◯の依頼：Request for ◯◯、Request Regarding ◯◯、Inquiry Regarding ◯◯ など
例）Request for Estimate
：見積もり依頼の件
・◯◯に関する問い合わせ：Inquiry about ◯◯、Inquiry Regarding ◯◯など
例） Inquiry about Invoice#0002
：請求書番号0002に関する問い合わせ
・◯◯の注文確認の件：Order Confirmation on ◯◯
例）Order Confirmation for No. A-110 （商品名）、Order Confirmation Regarding （商品名）など
：No. A-110の注文確認の件
・ ◯◯をありがとうございます：Thank You for ◯◯、Many Thanks for ◯◯など
例）Thank You for Your Advice
：アドバイスをいただきありがとうございます
【宛名】英語メールの書き出し方法・例文
ここでは、英語メールの宛名の書き方と例文を紹介します。メール相手の名前を知ってる場合と知らない場合、役職宛や部署宛にメールを送る場合、複数人宛にメールを送る場合の4つの状況に分けて、宛名の書き方と例文を見ていきましょう。
名前を知ってる相手の場合
名前を認識している相手へ送る英語メールの宛名は、「Dear+敬称（Mr.、Ms.）+名字,」の形式で記載します。
宛名に記載する敬称は、相手の性別によって以下のように使い分けます。
- 男性：Mr.
- 女性：Ms.
女性の場合は、未婚女性を意味する「Miss.」や、既婚女性を表す「Mrs.」を使用することもありましたが、現在は女性全般を指す「Ms.」を用いることが一般的です。
付き合いが長く、親しい間柄の方には、宛名に「Dear ＋ 名前 （First Name）,」や、Dearを用いずに名前のみを記載する場合もあります。
なお、宛名を書く際は、最後に「カンマ」を付け加えることを忘れないように注意しましょう。
【例文】
メール相手の名前がJohn Smith（男性）の場合
・一般的な宛名：Dear Mr. Smith,
・相手と親しい場合の宛名：Dear John,
名前を知らない相手の場合
名前を知らない相手に英語メールを送る際の宛名には、ご担当者様を意味する英文を記載します。
ただし、メール相手の役職や所属部署などを把握している場合は、それらの情報を記載したほうが親切です。相手の役職宛や部署宛にメールを送る際の宛名の書き方は、次の項目で解説します。
【例文】
・ご担当者様：To whom it may concern:
役職宛・部署宛にメールを送る場合
相手の役職宛や部署宛に英語メールを送る場合の宛名は、「Dear+役職,」「Dear+部署,」などの形式で記載します。
【例文】
役職宛
・最高責任者：Dear Chief Executive Officer,
・財務担当責任者：Dear Chief Financial Officer,
・営業部長：Dear Sales Manager,
・人事部長：Dear Director of HR,
・支店長：Dear Branch Manager,
部署宛
・営業部：Dear Sales Department,
・マーケティング部：Dear Marketing Department,
・商品開発部：Dear Production Development Department,
・総務部：Dear General Affairs Department,
・カスタマーサービス：Dear Customer Service,
複数人宛にメールを送る場合
複数人宛に英語メールを送る場合も、相手の名前を知っているかどうかで宛名の書き方が異なります。
相手の名前を認識しており、複数人宛にメールを送る際は、高い役職の名前から順に書くルールがあるため、間違えないように注意しましょう。
【例文】
相手の名前がわからない場合
・皆さんへ：Dear all,
・皆さん、こんにちは：Hello everyone,
相手の名前がわかる場合
・2人の場合：Dear 名前 and 名前,
例）Dear Mr.Broun and Mr.Davis,
：ブラウン様、デイビス様
・3人の場合：Dear 名前, 名前 and 名前,
例）Dear Ms.Miller, Ms.Williams and Mr.Smith,
：ミラー様、ウィリアムズ様、スミス様
【本文】英語メールの書き出し方法・例文
ここでは、英語メールの本文の書き出しの記載方法と例文を紹介します。ビジネスでよくある5つの場面ごとの書き方と例文を記載しているので、ぜひ参考にしてください。
初めてメールを送る相手への自己紹介
初めてメールを送る相手の場合は、本文の最初に自己紹介が必要です。
具体的には、自分の「氏名」「会社名」を記載しますが、追加情報として所属している部署名や担当業務を付け加えても構いません。
【例文】
・私の名前は◯◯（氏名）で、◯◯（会社名）に勤務しています。
：My name is ◯◯（氏名） and I work at ◯◯（会社名）.
例）My name is Ichiro Tanaka and I work at A company.
：私の名前は田中一郎で、Aカンパニーに勤務しています。
・私の名前は◯◯（氏名）で、◯◯（会社名）で◯◯（担当業務）を担当しています。
：My name is ◯◯（氏名） and I work in ◯◯（担当業務）at ◯◯（会社名）.
例）My name is Miki Suzuki and I work in marketing at A company.
：私の名前は鈴木美紀で、Aカンパニーでマーケティングを担当しています。
以前メールを送った相手への挨拶
以前英語メールを送ったことのある方に連絡する場合は、1回目のメールのような自己紹介は不要です。メール本文の書き出しに相手を気遣う簡単な挨拶を記載し、その後に本題に入りましょう。
【例文】
・お変わりなくお過ごしでしょうか。：I hope this e-mail finds you well.
・お元気でしょうか。：I hope you are well.
・よい週末を過ごされましたか。：I hope you had a good weekend.
メールへの返信
相手のメールに返信する場合は、書き出しでメールを受け取ったお礼を記載します。メールへの返信が遅くなった場合は、返信が遅れたことに対する謝罪を書くとよいでしょう。
【例文】
・ご連絡いただきありがとうございます。：Thank you for contacting me.やThank you for reaching out to me.など。
・迅速なお返事をありがとうございます。：Thank you for your quick response.やThank you for your prompt response.など。
・返信が遅くなり申し訳ございません。：I am sorry for my late reply.やI apologize for the delayed response.など。
お知らせ・告知
相手にメールでお知らせや告知をする際には、知らせる内容に応じて書き出しを変更します。
例えば、相手にとって喜ばしいお知らせの場合は「happy」、残念な報告の場合は「sorry」など、状況に合わせた表現を用いる方法があります。
【例文】
・〜についてお知らせすることをうれしく思います。：We are happy to inform you（that）～やWe are pleased to inform you （that）～など。
・残念ながら〜についてお知らせします。：We are sorry to inform you（that）〜やWe regret to inform you（that）〜など。
・〜についてお知らせします。：We would like to inform you（that）～やWe would like to bring to your attention （that）～など。
問い合わせ
メール相手に問い合わせをする場合は、相手に問い合わせ内容を早めに伝えるため、書き出しに尋ねたいことを記載します。
【例文】
・〜の問い合わせでメールしました。：I’m writing to enquire about～やI am writing to inquire about～(アメリカ英語の場合)
・〜について情報をいただきたく思っています。：I would like some information about～やI would appreciate any information about～など。
英語メールの書き出しを作成するときの注意点
ここでは、英語メールの書き出しを作成する際の3つの注意点を紹介します。それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
1通のメールで伝えることは1つに留める
英文メールを作成する際は、相手に内容が伝わりやすくするために、1通のメールで伝えることは1つに留めましょう。
「別のプロジェクトの内容も知らせたい」など、メールの作成中に伝えたいことが2つや3つ浮かんでくることもあるでしょう。
しかし、1通のメールに複数の内容を盛り込んでしまうと、長文になるだけでなく、件名と本文が一致していないため、相手がメールの内容を把握しづらくなります。
伝えたいことが複数ある場合は、手間を惜しまずに別のメールを作成し、それぞれの内容に合った件名をつけることが大事です。
なるべく早めに本題に入る
ビジネスの英語メールでは、メール相手も忙しいことを想定し、なるべく早めに本題を伝えることが重要です。
初めてメールを送る際は自己紹介を入れたり、2回目以降のメールでも挨拶を本文の冒頭に記載したりしますが、文章が長くなりすぎると相手の時間を奪ってしまいます。
必要な情報を漏れずに記載しながらも、相手にとって不要な部分はなるべく削るようにしましょう。
相手との関係性によって表現を使い分ける
英語メールを作成する際には、日本語のメールと同様に、相手との関係性に適した表現を用いる必要があります。
例えば、初めて連絡を取る方や、面識のない方には、フォーマルな表現が適しています。一方、何度もメールでやり取りしている方や、付き合いの長い方には、カジュアルな表現を使用するのが一般的です。
メール相手との関係性によって、自然な言葉や表現を使用するように心がけましょう。
まとめ
英語メールの書き出しの基本的な書き方は、ある程度決められています。そのため、本記事で紹介した英語メールの書き出しの作成方法や例文を参考にすることで、ビジネスにおいて自然なメールを作成できます。
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