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ビジネス上で英語メールを作成する必要があるものの、「どう書き出せばよいか分からない」「ビジネスマナーとして合っているのか自信がない」という方もいるのではないでしょうか。
ビジネス英語メールには、件名・宛名・本文・締めにそれぞれルールがありますが、ポイントや表現方法を理解すれば、誰でも書けるようになります。
この記事では、ビジネス英語メールの各パーツの書き方について、シーン別に例文を交えながら解説します。英語を使う仕事を目指す方にも役立つ内容ですので、ぜひ参考にしてください。
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ビジネス英語メールの基本構成
ビジネス英語メールは、主に以下の4つのパーツで構成されています。
- 件名：メールの用件を一目で伝える
- 宛名：相手への呼びかけ・日本語の「〇〇様」にあたる
- 本文：内容を伝える
- 締め・差出人：結びの挨拶と署名をする
ビジネス英語メールと日本語メールの大きな違いは、結論を先に伝えることです。日本語では背景や経緯を説明してから用件を伝えることが多いですが、英語メールでは本文冒頭に用件・目的を書き、詳細はあとに続けます。
また「いつもお世話になっております」のような定型の社交挨拶は英語メールでは不要です。相手の時間を尊重し、簡潔に伝えることが求められます。
関連記事：これを覚えれば完璧！これからの時代に身につけておきたいビジネス英語の基礎知識
【件名】ビジネス英語メールの書き出し方法・例文
ビジネス英語メールの件名を作成するとき、主なポイントは以下の4つです。
- 単語の最初は大文字を用いる（接続詞・冠詞・前置詞は小文字）
- 名詞形を使い、簡潔にまとめる
- 日付や商品名など具体的な内容を盛り込む
- 急ぎの場合は冒頭に【Urgent】や【Important】を記載し、重要性を強調する
英語メールの件名では、単語の最初に大文字を用いるルールがあります。例外として、接続詞（and、orなど）や冠詞（about、theなど）、前置詞（in、forなど）は、すべて小文字で記載します。
1語だけの件名は相手にスパムメールと誤解される恐れがあるため避けましょう。用件が一目で伝わるよう、具体的な内容を含めます。
【例文】
＜スケジュール確認＞
Schedule Confirmation for ◯◯（自然な表現）
Confirmation of Schedule for ◯◯（ややフォーマル）
例）Schedule Confirmation for May 18th（5月18日のスケジュール確認）
＜依頼＞
Request for ◯◯（自然な表現）
Request Regarding ◯◯（ややフォーマル）
例）Request for Estimate（見積もり依頼の件）
＜問い合わせ＞
Inquiry about ◯◯（ややカジュアル）
Inquiry Regarding ◯◯（ビジネスでよくある表現）
例）Inquiry about Invoice#0002（請求書番号0002に関する問い合わせ）
＜注文確認＞
Order Confirmation for ◯◯
例）Order Confirmation for No. A-110（No. A-110の注文確認について）
＜お礼＞
Thank you for ◯◯（一般的かつ万能）
Many thanks for ◯◯（ややカジュアル）
例）Thank You for Your Advice（アドバイスをいただきありがとうございます）
【宛名】ビジネス英語メールの書き出し方法・例文
宛名はメールを開いて最初に目に入る部分です。相手との関係性や、名前・役職が分かるかどうかによって書き方が変わります。宛名の末尾には、基本的にカンマ（,）を付けましょう。
名前を知ってる相手の場合
名前を認識している相手へ送る英語メールの宛名は、「Dear+敬称（Mr.、Ms.）+名字,」の形式で記載します。
宛名に記載する敬称は、相手の性別によって以下のように使い分けます。
- 男性：Mr.
- 女性：Ms.
女性への敬称は、未婚・既婚に関わらず「Ms.」を用いるのが現在の一般的なマナーです。以前は既婚者に「Mrs.」、未婚者に「Miss」と使い分けていましたが、現在は結婚状況に関係なく「Ms.」を使う表現が広く定着しています。
付き合いが長く、親しい間柄の方には、宛名に「Dear ＋ 名前 （First Name）,」や、Dearを用いずに名前のみを記載する場合もあります。
【例文】
| 相手 | 宛名の例 |
| 男性 | Dear Mr. Smith, |
| 女性 | Dear Ms. Johnson, |
| 親しい間柄 | Dear John, |
名前を知らない相手の場合
名前を知らない相手にビジネス英語メールを送る場合、宛名に「ご担当者様」を意味する表現を記載します。
ただし、メール相手の役職や所属部署などを把握している場合は、それらの情報を記載したほうが丁寧です。相手の役職宛や部署宛にメールを送る際の宛名の書き方は、次の項目で解説します。
【例文】
- ご担当者様：To whom it may concern:
役職宛・部署宛にメールを送る場合
相手の役職宛や部署宛に英語メールを送る場合の宛名は、「Dear+役職,」「Dear+部署,」などの形式で記載します。
【例文】
| 役職・部署 | 宛名の例 |
| 最高責任者 | Dear Chief Executive Officer, |
| 財務担当責任者 | Dear Chief Financial Officer, |
| 営業部長 | Dear Sales Manager, |
| 人事部長 | Dear Director of HR, |
| 支店長 | Dear Branch Manager, |
| 営業部 | Dear Sales Department, |
| マーケティング部 | Dear Marketing Department, |
| 商品開発部 | Dear Product Development Department, |
| 総務部 | Dear General Affairs Department, |
| カスタマーサービス | Dear Customer Service, |
複数人宛にメールを送る場合
複数人宛にビジネス英語メールを送る場合、相手の名前が分かっているときは、役職の高い順に記載するルールがあります。
【例文】
＜相手の名前が分からない場合＞
- Dear all,（皆さんへ）
- Hello everyone,（皆さん、こんにちは）
＜2人宛（名前が分かる場合）＞
- Dear 名前 and 名前, 例）Dear Mr. Brown and Mr. Davis,（ブラウン様、デイビス様）
＜3人宛（名前が分かる場合）＞
- Dear 名前, 名前 and 名前, 例）Dear Ms. Miller, Ms. Williams and Mr. Smith,（ミラー様、ウィリアムズ様、スミス様）
【本文】シーン別ビジネス英語メールの書き方・例文
こでは、ビジネスでよくある7つのシーン別に、英語メールの本文の書き方と例文を紹介します。
初めてメールを送る相手への自己紹介
初めてメールを送る相手の場合は、本文の最初に自己紹介が必要です。自分の「氏名」「会社名」は必須で、所属部署名や担当業務を付け加えるとより丁寧です。自己紹介は2〜3文に留め、すぐに本題に入りましょう。
【例文】
- 私の名前は◯◯（氏名）で、◯◯（会社名）に勤務しています。
My name is ◯◯（氏名） and I work at ◯◯（会社名）.
例）My name is Ichiro Tanaka and I work at A company.
私の名前は田中一郎で、Aカンパニーに勤務しています。
- 私の名前は◯◯（氏名）で、◯◯（会社名）で◯◯（担当業務）を担当しています。
My name is ◯◯（氏名） and I work in ◯◯（担当業務）at ◯◯（会社名）.
例）My name is Miki Suzuki and I work in marketing at A company.
私の名前は鈴木美紀で、Aカンパニーでマーケティングを担当しています。
2回目以降の挨拶
2回目以降のメールでは自己紹介は不要です。メール本文の書き出しに相手を気遣うひと言を添えてから本題に入るのが、ビジネス英語メールの基本です。
【例文】
- お変わりなくお過ごしでしょうか。：I hope this e-mail finds you well.
- お元気でしょうか。：I hope you are well.
- よい週末を過ごされましたか。：I hope you had a good weekend.
メールへの返信
返信メールの書き出しは、メールを受け取ったことへのお礼を記載します。返信が遅れた場合は、お詫びの一言を添えましょう。
【例文】
- ご連絡いただきありがとうございます。
Thank you for contacting me.
Thank you for reaching out to me.
- 迅速なお返事をありがとうございます。
Thank you for your quick response.
Thank you for your prompt response.
- 返信が遅くなり申し訳ございません。
I am sorry for my late reply.
I apologize for the delayed response.
お知らせ・告知
相手にメールでお知らせや告知をする際は、内容に応じて書き出しを変更します。
例えば、相手にとって喜ばしいお知らせの場合は「happy」、残念な報告の場合は「sorry」などです。状況に合わせた表現を用いると、相手に配慮した印象を与えられます。
【例文】
- 〜についてお知らせすることをうれしく思います。
We are happy to inform you（that）～
We are pleased to inform you （that）～
- 残念ながら〜についてお知らせします。
We are sorry to inform you（that）〜
We regret to inform you（that）〜
- 〜についてお知らせします。
We would like to inform you（that）～
We would like to bring to your attention （that）～
問い合わせ
問い合わせメールの書き出しは、何を尋ねたいのかを最初に記載します。
【例文】
- 〜の問い合わせでメールしました。
I’m writing to enquire about～
I am writing to inquire about～（アメリカ英語の場合）
- 〜について情報をいただきたく思っています。
I would like some information about～
I would appreciate any information about～
依頼・お願い
メールで依頼をする際は、「would」や「could」を使った丁寧な表現が基本です。
【例文】
- 〜を送付していただけるでしょうか。
We would appreciate it if you would provide us with～
- アポイントの機会をいただけないでしょうか。
We would be delighted if you could spare some of your time to meet with us.
- 〜について教えていただけないでしょうか。
It would be grateful if you could let me know～
謝罪
ビジネスシーンでは謝罪メールを送る機会も少なくありません。状況の深刻さに応じて表現を使い分けましょう。
【例文】
- 〜について大変申し訳ございません。
We are extremely sorry for～
I am sorry for〜
Please accept my apologies for～（I’m sorry for〜よりフォーマルな表現）
- 〜についてご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします。
We would like to apologize for any inconvenience caused～
【締め・差出人】ビジネス英語メールの書き方・例文
本文を書き終えたら、締めの挨拶を入れます。挨拶のあとに差出人情報（署名）を記載してメールは完成です。
【締めの例】
＜フォーマル＞
● Regards,（一般的に使用され、汎用性が高い）
● Yours sincerely,（相手の名前を知っている場合）
● Yours faithfully,（相手の名前を知らない場合）
＜カジュアル＞
● All the best,（ややフォーマル）
● Many thanks,（同僚にも使える）
● Cheers,（親しい相手の場合）
結語のあとは必ずカンマ（,）をつけ、改行して署名を入れます。署名には氏名・役職・会社名・連絡先を入れるのが一般的です。
【署名の例】
| 書き方 | 例 |
| 締めの挨拶 氏名 役職 会社名 |
Regards, Ichiro Tanaka Marketing Manager ABC Company, Inc. |
| 連絡先 | Tel: 03-XXXX-XXXX Email: ◯◯◯◯@ |
ビジネスシーンで英語メールを作成するときの注意点
ここでは、英語メールの書き出しを作成する際の3つの注意点を紹介します。それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
1通のメールで伝えることは1つに留める
ビジネス英語メールを作成する際は、相手に内容が伝わりやすくするために、1通のメールで伝えることは1つに留めましょう。
1通のメールに複数の内容を盛り込んでしまうと、長文になるだけでなく、件名と本文が一致していないため、相手がメールの内容を把握しづらくなります。
伝えたいことが複数ある場合は、手間を惜しまずに別のメールを作成し、それぞれの内容に適切な件名をつけることが大事です。
なるべく早めに本題に入る
忙しいビジネスパーソンにとって、メールの長い前置きはあまり歓迎されません。相手も忙しいことを想定し、なるべく早めに本題を伝えることが重要です。
挨拶や自己紹介は必要最低限に留め、情報を漏れずに記載しましょう。
相手との関係性によって表現を使い分ける
ビジネス英語メールを作成する際には、日本語のメールと同様に、相手との関係性に適した表現を用います。
えば、初めて連絡を取る方や面識のない方には、フォーマルな表現が適しています。一方、何度もメールでやり取りしている方や付き合いの長い方には、カジュアルな表現を使用するのが一般的です。
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英語メールを日常的に使う仕事・職場とは
ビジネス英語メールのスキルを身につけると、英語を使う職場や仕事への選択肢が広がります。英語メールを日常的に使う代表的な仕事・職場は以下のとおりです。
- 英語教師
- ホテルスタッフ
- 外資系企業・日系グローバル企業の社員
- 翻訳者・通訳者
なかでも外資系企業や日系グローバル企業では、海外本社や海外拠点とのメール対応が日常業務に含まれるケースも少なくありません。職種によっては、高い英会話力よりも、メールでの読み書きができる実務レベルの英語力を重視する場合もあります。
ビジネス英語メールのスキルに実務経験や専門知識をかけ合わせると、即戦力として評価されやすくなります。英語を使う環境でキャリアの幅を広げたい方は、外資系企業や日系グローバル企業も選択肢のひとつです。
関連記事：英語を使う仕事32選！TOEICスコアの目安と外資系企業への転職の可能性
まとめ：ビジネス英語メールのスキルを活かせる職場をお探しの方はエンワールドへ
ビジネス英語メールには、件名・宛名・本文・締めのルールがある程度決められています。本記事で紹介した基本構成や例文を参考にすると、ビジネスシーンで初めての相手への自己紹介から依頼・謝罪・お知らせまで、幅広い場面に対応できるようになります。
また、ビジネス英語メールのスキルを活かしてキャリアアップを目指したい方は、外資系企業や日系グローバル企業への転職も選択肢の一つです。
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エンワールド編集部
外資系・日系グローバル企業のハイクラスに精通するエンワールドの編集部員が、転職やキャリア、日々の仕事のお悩みに役立つ情報を執筆します。
